Power Apps pohjaisten SharePoint-listojen lomakkeiden hallinta: Osa 2 – Uuden ympäristön määritys
Edellisessä osassa ihmeteltiin kuinka saadaan kartoitettua, mitä SharePoint-Power Apps -lomakkeita yrityksessä tai organisaatiossa oikein luuraa.
Tällä kertaa tarkoitus olisi luoda uusi ympäristö
- Uusille, tuleville SharePoint-Power Apps -lomakkeille
- Vanhoille, nykyisessä oletusympäristössä oleville lomakkeille
LUO AZURE AD KÄYTTÖOIKEUSRYHMÄ
Tässä ideana on, että jäseniksi tulevat yrityksen tai organisaation ne käyttäjät, jotka luovat SharePoint-Power Apps -lomakkeita.
Eli näitä käyttäjiä yritettiin saada kiinni kartoitusvaiheessa 🙂
Jatkossa siis vain tämän ryhmän käyttäjät pystyvät näkemään ja käyttämään SharePoint-listoissa ”Customize forms” -ominaisuutta:
LUO PRODUCTION-TYYPPINEN YMPÄRISTÖ
Sitten luodaan uusi Power Platform -ympäristö.
Ympäristön luontiin tarvitsemme tunnuksen jolla on joka on jokin näistä:
- Dynamics 365 Admin
- Global Admin
- Microsoft Power Platform Admin
Ja itse ympäristöhän päästään luomaan Power Platform Admin Centerissä
Ympäristön luonti vaatii Power Platform -kapasiteettia ja kapasiteettia saa tietyillä lisensseillä.
Tästä tarkemmin juttua aiemmissa blogeissa:
Kun kapasiteettihommat on selkeät, voidaan luoda Production-tyyppinen ympäristö:
Tässä on hyvä huomioida että tyyppinä on Production
Dataverseä ei myöskään tässä tapauksessa tarvita.
Tämän jälkeen odotetaan hetki jotta ympäristö pyörähtää tulille.
Kun ympäristö on valmis, avataan se ympäristölistauksesta ja mennään lisäämään aikaisemmin luotu käyttöoikeusryhmä Environment Maker -rooliin:
Ryhmä ilmestyy lisäämisen jälkeen listalle.
Ympäristöllä voi toki olla useampikin AAD-käyttöoikeusryhmä. 🙂
Tämän jälkeen ota ylös tämän ympäristön ID jatkoa varten:
ASETA UUSI OLETUSYMPÄRISTÖ LOMAKKEILLE
Nyt kun meillä on ympäristö luotuna ja siihen luvitettuna sopiva porukka, voidaan vaihtaa SharePoint-Power Apps -lomakkeiden oletusympäristö tenantissa.
HUOM.
Tämä muutos vaikuttaa tosiaan vain muutoshetkestä alkaen luotaviin SharePoint-Power Apps -lomakkeisiin. Vanhat, jo olemassa olevat lomakesovellukset eivät siirry tähän uuteen ympäristöön.
Muutoksen ajaminen vaatii myös tenant admin -oikeudet.
1.
Asenna koneellesi tarvittavat PowerShell-palikat
2.
Ota PowerShell-yhteys tenanttiisi komennolla:
Add-PowerAppsAccount
3.
Tarkasta nykyinen oletusympäristö SharePoint-Power Apps -lomakkeille komennolla:
Get-AdminPowerAppSharepointFormEnvironment
Tuloksena pitäisi tulla:
environmentName on sen ympäristön ID joka on tällä hetkellä asetettu oletusympäristöksi SharePoint-Power Apps -lomakkeille
Jos SharePoint-PowerApps -lomakkeiden oletusympäristöä ei kukaan ole käynyt vaihtamassa, on tuo ID sama kuin mitä tenantin oletus Power Platform -ympäristöllä on
Mene taas ympäristölistaukseen ja ota auki tenanttisi oletusympäristö:
Vertaa, onko oletusympäristön ID sama kuin PowerShellilla tarkastamasi ID:
4.
Vaihda SharePoint-Power Apps -lomakkeiden oletusympäristö komennolla:
Set-AdminPowerAppSharepointFormEnvironment –EnvironmentName ”Aikaisemmin luodun SharePoint Forms -ympäristön ID”
Eli tässä tarvitaan sitä ID:tä joka otettiin ylös kun luotiin uusi ympäristö.
5.
Varmista vielä, että muutos meni läpi komennolla:
Get-AdminPowerAppSharepointFormEnvironment
environmentName pitäisi nyt ID-arvoltaan olla ”SharePoint Forms” -ympäristön ID
MITÄS SITTEN? MITÄ TÄMÄ TARKOITTAA JATKON KANNALTA?
No tämähän tarkoittaa sitä että:
- Vain erikseen luvitetut henkilöt pystyvät jatkossa luomaan kustomoituja SharePoint-Power Apps -lomakkeita
- Lomakkeet kertyvät kaikki omaan ympäristöön, pois tenantin oletusympäristöstä
- Lomakeympäristölle voidaan asettaa DLP-policy ilman että kiusaamme tavallisia käyttäjiä
- Toki hyvä pitää mielessä josko tenantin oletusympäristöäkin voisi kuristaa DLP:llä
- Varmuus siitä, että uusia lomakkeita luodaan oikeasti tarpeeseen jolloin niistä ollaan paremmin myös kartalla
Hyvänä huomiona vielä lähinnä lomakkeiden tekijöille tämän muutoksen jälkeen:
Jos tehdään SharePoint-Power Apps -lomake jossa käynnistetään Power Automate Floweja tai tehdään Power Automate Floweja jotka liittyvät johonkin lomake toteutukseen, pitää nämä Flowit muistaa myös jatkossa tehdä tähän uuteen SharePoint Forms -ympäristöön.
Eli esim. Power Automate -portaalissa pitää muistaa ennen tekemistä vaihtaa ympäristö:
Eli tämä pitää jatkossa lomakkeiden tekijöiden muistaa koska haluamme tietysti että lomakkeisiin liittyvät Flowit ovat myös tuolla samassa ympäristössä kuin itse Power Apps -lomakkeet.
Toistaiseksi tämä on valitettavasti lomakkeen tekijän muistamisen varassa.
Seuraavassa osassa katsotaan kuinka ne oletusympäristöön jääneet, jo olemassa olleet SharePoint-Power Apps -lomakkeet siirretään tähän uuteen ympäristöön!
– Pilviguru / Huru-ukko Jasu Snell
