SharePoint

Dokumentti- ja sopimusarkisto (Piironki)

Dokumenttiarkisto eli tietovarasto: paikka, jonne tiedon on jopa hyvä kuolla

Organisaatioilla on kasvata tarve löytää tiedolleen loppusijoituspaikka. Paikka, jonne tiedon on hyvä mennä ja jäädä.

Tietovaraston eli dokumenttiarkiston tai arkiston tarve syntyy yleensä silloin, kun organisaatio lähtee tarkastelemaan omaa tietomalliaan ja pohtimaan millaista tietoa meillä on ja miten sitä tarvittaessa saataisiin säilytettyä niin, että se olisi myös tulevaisuudessa helposti löydettävissä.

Säilyttäminen koskee erityisesti erilaisia virallisia dokumentteja ja materiaalia kuten vaikkapa sopimuksia, tai sellaista tietoa, joka on viranomaisten toimesta tai organisaation oman jatkuvuuden kannalta määritelty säilytettäväksi. Säilytettävä tieto voi olla jopa sellaista, että se organisaation luonteen takia päätyy myöhemmin vaikkapa toimihenkilöarkistoon.

Microsoft 365 ja tarkemmin SharePoint Online on monelle organisaatiolle luonteva paikka arkiston sijoittamiseen. Palvelut ovat jo hyvin monella käytössä ja lisensoitu, jolloin esimerkiksi lisenssi-investointeihin ei ole tarvetta. Microsoft 365 on myös tietoturvallinen ja varmatoiminen, joka myös puoltaa sitä arkistointitarpeiden ratkaisuna.

​

SharePoint Online arkisto mahdollistaa muun muassa:

  • Tiedon monipuolisen luokittelun (metatieto)
  • Elinkaarenhallinan (Retention labels)
  • Monipuoliset ja muokattavat hakupalvelut
  • Arkistoratkaisun luomisen tuttuun ja turvalliseen ekosysteemiin, jossa kehittyminen ja kehittäminen on tulevaisuudessa mahdollista
  • Ratkaisun toteuttamisen ilman, että asiakas sitoutuu tiettyyn sovelluskehittäjään

Hinta 9500 euroa

Digikuun periaatteena projekteissa on aina rakentaa ratkaisu jota asiakas voi kehittää jatkossa itsenäisesti lisää ja ylläpitää ratkaisua itse niin halutessaan.

Paras tapa Digikuun kokemusten mukaan tällaisen laajan kokonaisuuden rakentamiseksi on kattava ja ketterä työpajatoteutus.

Työpajoissa malli rakennetaan yhdessä, jonka jälkeen siitä toteutetaan ensimmäinen kokeiluversio (POC eli Proof of concept) jota asiakas pääsee kokeilemaan omassa, oikeassa ympäristössään. Tätä mallia kehitetään projektissa eteenpäin ja lopulta POC-toteutuksesta muotoutuu asiakkaan vaatimukset täyttävät dokumentinhallinnan järjestelmä. Tuotantoon vienti ja käyttöönotto tapahtuu aina asiakkaan kanssa yhdessä.

Työpajojen määrä ja tarkemmat sisällöt sovitaan aina yhdessä asiakkaan kanssa. Digikuu tuo suunnitteluun valmiin ehdotuksen jota asiakas pääsee kommentoimaan.

Millaisia työpajat käytännössä ovat?

Aiheen ympärille rakennetut, tiettyihin kokonaisuuksiin keskittyvät työpajat paitsi rakentavat projektia ja toteutusmallia, antavat myös kattavan kuvan asiakasorganisaatiolle siitä mitä modernilla arkistoinnilla ja dokumentinhallinnalla tarkoitetaan.

Työpajat räätälöidään aina asiakaskohtaisesti ja tarkempi sisältö sovitaan yhdessä asiakkaan kanssa.

Olemme alle kuvanneet esimerkin siitä, millaisista työpajoista projekti yleensä koostuu. Työpajojen lukumäärä vaihtelee myös aina asiakkaan tarpeen mukaan.

Työpaja I 

  • Vaatimusmäärittelyt, eli kokonaisuuden läpikäynti ja keskustelut siitä, mitä konkreettisesti metatietomallilla ja isossa kuvassa hallitulla dokumentinhallinnalla halutaan saavuttaa.​
  • Työpajassa käydään myös lävitse esitehtävä ja alustetaan 2. työpajan suunnittelu ja tavoitteet. ​
  • Tähän työpajaan osallistuvat kaikki jotka tulevat osallistumaan myös 2. työpajaan. Tämä pidetään yhteisenä jokaiselle ryhmälle, ei erikseen. 

Työpaja II

  • Metatietorakenteen määrittely yhdessä, yhteisen vaatimusmäärittelyn ja tarpeiden pohjalta. ​​
  • Suunnittelussa huomioidaan myös mallin eri variaatiot ja se, että osa metatiedosta on hallittua (managed metadata) ja osa on kirjasto– / käyttötapauskohtaista. ​
  • Työpajassa huomioidaan myös tiedon elinkaareen liittyvät vaatimukset ja toiveet. ​
  • 2. Työpajoja järjestetään tarvittava määrä. Tarkka määrä tarkentuu yhteisen suunnittelun pohjalta. ​
  • Tarvittaessa voidaan ottaa toinen 2. vaiheen työpaja, mikäli tämän jälkeen siihen tarve esiintyy. Tässä tapauksessa tuo työpaja sisältyy hintaan kun kaikki varsinaiset työpajat on pidetty. 

Työpaja III

  • Yhdessä suunnitellun tietovaraston viimeistely ja läpikäynti osana koko kokonaisuutta.​
  • Työpajassa näytetään konkreettisesti miten rakenne käytännössä toimii ja tarvittaessa rakenteeseen tehdään vielä muutoksia.​
  • Malli esitellään kerralla kaikille työpajoihin osallistuneille, jolloin näitä tilaisuuksia tarvitaan lähtökohtaisesti vain yksi. 

Työpajan I ja II välissä toimitetaan työpajaan tuleville ennakkotehtävä johon voi etukäteen kerätä tietoa työpajan pohjaksi. Tässä voidaan hyödyntää jo nyt tehtyä ja tehtävää työtä, joten synkataan tuo esitehtävä vielä ennen työpajoja. 

Työpajojen jälkeen:​

  • Työpajojen jälkeen Digikuu määrittelee ja dokumentoi koko konseptin josta muotoutuu malli Asiakkaan tiedonhallinnan pohjaksi. Tämän jälkeen toteutetaan yhdessä määritelty kokonaisuus asiakkaan ympäristöön ​
  • Työpajojen jälkeen Asiakkaan dokumentinhallinnasta ja elinkaaresta vastaavat koulutetaan malliin ja se otetaan soveltuvin osin käyttöön ympäristössä. Digikuu vastaa siitä että Asiakkaan ymmärtää toiminnallisuudet ja mallin hyödyntämisen arjessa. ​
  • Digikuu opettaa ”kädestä pitäen” miten mallia arjessa hyödynnetään​

​

Mitä asiakas projektista saa?

  • Toimivan, asiakkaan tarpeiden mukaan rakennetun kokonaisuuden joka ratkoo asiakkaan tiedonhallintaan ja arkistointiin liittyviä haasteita.
  • Osaavat käyttäjät, jotka on koulutettu hyödyntämään mallia arjessaan.
  • Kattavan dokumentoinnin miten malli on rakennettu ja ennen kaikkea miksi.
  • Hyvän pohjan lähteä kehittämään dokumenttienhallintaa ja arkistointia entisestään.