SharePoint

Dokumentti- ja sopimusarkisto (Piironki)

Dokumenttiarkisto eli tietovarasto: paikka, jonne tiedon on jopa hyvä kuolla

Organisaatioilla on kasvata tarve löytää tiedolleen loppusijoituspaikka. Paikka, jonne tiedon on hyvä mennä ja jäädä.

Tietovaraston eli dokumenttiarkiston tai arkiston tarve syntyy yleensä silloin, kun organisaatio lähtee tarkastelemaan omaa tietomalliaan ja pohtimaan millaista tietoa meillä on ja miten sitä tarvittaessa saataisiin säilytettyä niin, että se olisi myös tulevaisuudessa helposti löydettävissä.

Säilyttäminen koskee erityisesti erilaisia virallisia dokumentteja ja materiaalia kuten vaikkapa sopimuksia, tai sellaista tietoa, joka on viranomaisten toimesta tai organisaation oman jatkuvuuden kannalta määritelty säilytettäväksi. Säilytettävä tieto voi olla jopa sellaista, että se organisaation luonteen takia päätyy myöhemmin vaikkapa toimihenkilöarkistoon.

Microsoft 365 ja tarkemmin SharePoint Online on monelle organisaatiolle luonteva paikka arkiston sijoittamiseen. Palvelut ovat jo hyvin monella käytössä ja lisensoitu, jolloin esimerkiksi lisenssi-investointeihin ei ole tarvetta. Microsoft 365 on myös tietoturvallinen ja varmatoiminen, joka myös puoltaa sitä arkistointitarpeiden ratkaisuna.

SharePoint Online arkisto mahdollistaa muun muassa:

  • Tiedon monipuolisen luokittelun (metatieto)
  • Suojaamisen (Sensitivity Labels) ja käyttöoikeuksien hallinnan
  • Elinkaarenhallinan (Retention labels)
  • Monipuoliset ja muokattavat hakupalvelut
  • Arkistoratkaisun luomisen tuttuun ja turvalliseen ekosysteemiin, jossa kehittyminen ja kehittäminen on tulevaisuudessa mahdollista
  • Ratkaisun toteuttamisen ilman, että asiakas sitoutuu tiettyyn sovelluskehittäjään

Hinta 9500 euroa

Digikuun periaatteena projekteissa on aina rakentaa ratkaisu jota asiakas voi kehittää jatkossa itsenäisesti lisää ja ylläpitää ratkaisua itse niin halutessaan.

Paras tapa Digikuun kokemusten mukaan tällaisen laajan kokonaisuuden rakentamiseksi on kattava ja ketterä työpajatoteutus.

Työpajoissa malli rakennetaan yhdessä, jonka jälkeen siitä toteutetaan ensimmäinen kokeiluversio (POC eli Proof of concept) jota asiakas pääsee kokeilemaan omassa, oikeassa ympäristössään. Tätä mallia kehitetään projektissa eteenpäin ja lopulta POC-toteutuksesta muotoutuu asiakkaan vaatimukset täyttävät dokumentinhallinnan järjestelmä. Tuotantoon vienti ja käyttöönotto tapahtuu aina asiakkaan kanssa yhdessä.

Työpajojen määrä ja tarkemmat sisällöt sovitaan aina yhdessä asiakkaan kanssa. Digikuu tuo suunnitteluun valmiin ehdotuksen jota asiakas pääsee kommentoimaan.