Toukokuussa meille pamahti kolmas vaihtoehto kokoustamisen ja livetapahtuman väliin nimeltä verkkoseminaari eli tuttavallisimmin Webinaari. Pähkinänkuoressa tämä uusi ominaisuus mahdollistaa esitystarkoituksiin hallitumman kokoushuoneen rekisteröitymissivulla höystettynä.
Eli jos mielestäsi Livetapahtuma ei sovellu tapahtumasi laatuun ja haluat sallia osallistujille myös mahdollisuuden esittää kysymyksiä mikrofonilla, webinaari saattaa hyvinkin olla ratkaisu juuri sinulle. Mikäli sulla on käytössä E3/E5 -lisenssi tai vastaava, mahtuu järjestämääsi verkkoseminaariin 1000 henkilöä, muuten maksimissaan 300 henkilöä.
Kun olet klikannut valikosta verkkoseminaarin, pääset määrittämään asetuksia Teams-kokouksista jo tuttuun näkymään. Tässä isoimpana muutoksena on se, että verkkoseminaariin ei kutsutakaan osallistujia vaan ainoastaan esittäjiä. Näille esittäjille tulee oikeus esittää, käyttää mikrofonia ja/tai kameraa kokouksessa. Osallistujat jäävät ilman näitä oikeuksia oletuksena, mikä sopii hyvin webinaareihin.
Vaadi rekisteröinti -painikkeen takaa löytyy asetukset, mille porukalle rekisteröinti sallitaan tähän tapahtumaan.
Ei mitään = Verkkoseminaari muuttuu normaaliksi Teams-kokoukseksi.
Organisaation henkilöille = Yksiselitteinen, mutta vaatii siis tunnistautumisen aka kirjautumisen, joka todentaa, että olet tästä samasta organisaatiosta.
Kaikille = Oletuksena harmaana, mutta alla olevalla PowerShell -loitsulla saat sallittua organisaatiollesi tämän vaihtoehdon myös. Varmasti käytetyin, eli ei vaadi 365- tai Microsoft-tunnuksia, jotta pääsee rekisteröitymään.
PS Loitsu: Set-CsTeamsMeetingPolicy -WhoCanRegister Everyone
Rekisteröitymislomakkeeseen pääset käsiksi Näytä rekisteröintilomake -painikkeen takaa ja siellä pystyt määrittämään tapahtuman tietoja sekä muokkaamaan osallistujilta pyydettäviä tietoja.
Pääset myös lisäämään rekisteröintisivulle tapahtumasta grafiikkaa kuvan muodossa ja kertomaan puhujista nimellä ja kuvauksella.
Lisää kenttä -painikkeen takaa löytyy suuri määrä kysymyksiä, jotka halutessasi voit määrittää myös pakollisiksi oletuskolmikon lisäksi. Vastaukset näihin kysymyksiin tallentuu rekisteröityneistä kerättyyn Exceliin, joka on saatavilla kalenterimerkinnästä.
Tältä näyttää valmis rekisteröintisivu, jota voit tarkastella niin Teamsissa kuin selaimessakin. Samasta näkymästä voit kopioida rekisteröintilinkin talteen ja jakaa sen kohderyhmälle halutulla tavalla. Tämä linkki toimii kuten mikä tahansa linkki eli sitä voi jakaa sähköpostilla, Teams-viestinä, upottaa uutiskirjeen mukaan tai lisätä nettisivuille.
Tältä rekisteröintisivu näyttää osallistujan näkökulmasta:
Vaikka osallistuja käyttäisi esimerkiksi Googlen palveluita, on kutsuviesti silti informatiivinen ja selkeä.
Järjestäjä pystyy tarkistamaan tilanteen rekisteröityneistä henkilöistä ennen webinaaria ja voi myös sen jälkeen saada eri raportin oikeasti osallistuneista henkilöistä. Nämä raportit löytyvät kalenterimerkinnän takaa Teamsin kalenterista.
Kalenterimerkinnästä löytyy myös Osallistuminen -välilehti, josta voit tarkistaa tapahtumasta lisätietoja, mutta myös kuka oli mestoilla ja kuka ei.
Näillä eväillä saat kesätapahtumasi järjestettyä kätevästi!
Hyvää juhannusta Puolan niemimaalta toivottaa Varsovan kirjeenvaihtaja.
– Pilvipoika Tommi Eloharju
One Comment