Tiesitkö sinä nämä asiat SharePoint Online -kaupunginosasta?
Tämä blogi ei ole teknisestä päästä vaan pyrkii avaamaan SharePoint Onlinen verhoja – mitä sinne mahtuu, mikä se on ja mitä siitä pitäisi ymmärtää ja miksi puhun siitä kaupunginosana.
Monesti SharePoint-intra projekteissa pitää lähteä perusteista liikkeelle, sillä monesti firmat eivät ole koskaan SharePointtia (tietääkseen) käyttäneet. Moni muun muassa kuvittelee, että SharePoint Online on yhtä kuin intra eikä mitään muuta. (Tämä on ihan totta ja monesti olenkin asiaa selvitellyt, osalle vanha SharePoint Classic -intra saattaa tarkoittaa kaikkea mitä SharePoint voi tarjota.)
SharePoint Online on kuitenkin paljon muutakin ja tänä päivänä yhä useampi firma, kunta ja kaupunki on SharePointtia käyttänyt ainakin Teamsin puitteissa. Jokaisen Teamsin takanahan on oma tiimisivusto SharePointissa, joka toimii tiedostojen kotina jo sielläkin.
Jokaisen firman oma Microsoft 365 on kuin oma kaupunkinsa
Näin ollen hyvä vertauskuva voisi olla ajatella seuraavasti: jokaisen firman oma Microsoft 365 on kuin oma kaupunkinsa. Googlen Workspace on naapurikaupunki, joka toimii vähän samalla tavalla, mutta se on tosiaan naapurikaupunki, jossa joku muu käy töissä. Sinä ja minä teemme töitä omissa M365-cityissämme.
Microsoft 365 -kaupungissa on useita kaupunginosia, joista SharePoint Online on yksi.
Kaupunginosaan mahtuu useita kortteleita ja niihin useita eri taloja mutta pidetään asia simppelinä – yksi kortteli on yksi SharePoint Online -sivusto, oli se sitten Teamsin takana tai ihan oma juttunsa, kuten intranet tai dokkariarkisto. Teamsin koko kaupunginosan voi sitten taas ajatella tavallaan SharePoint Onlinen päällä leijuvaksi kaupungiksi, jossa tietyt tiimit asuvat oman rakennuksensa yläpuolella, kytkien tiimin ja SharePoint Online -tiimisivustonsa yhteen pilvihissillä.
Osalla käyttäjistä on pääsy kaikkiin kortteleihin – heille on annettu avaimet eli käyttöoikeudet – ja osa pääsee vain tiettyihin paikkoihin ja omiin projektikortteleihinsa. Kaikki pääsevät kuitenkin ainakin intraan, kun se SharePoint Onlineen on rakennettu. Ainakin meillä intran rakentamisesta puhutaan monesti perustan valamisen kautta; talolla pitää olla perustukset kunnossa, jotta sen päälle voi rakentaa huoneet. Samoin intralla pitää olla tekninen valmius vastata firman tarpeisiin.
Kulkeminen kaupunginosassa
Tässä SharePoint Online -kaupunginosassa käyttäjät siirtyvät paikasta toiseen (eri tiimien välillä, eri sivustojen ja intran välillä) ja hakevat tietoa, vähän kuin entisajan kuriirit. Erona tietty on se, että tämä kuriiri käyttää tietoja itse ja kulkee rakennusten välillä hetkessä.
Osaan kortteleista joku käyttäjä ei välttämättä pääse sisälle. Kuten norsunluutorniin, jossa johtoryhmä asuu, mutta tarvittaessa pääsyn voi ansaita raa’an työnteon kautta ja johtoryhmään pääsemällä. Uudet työntekijät saavat ensimmäisenä pääsyn Perehdytys-kortteliin ja jatkavat sieltä sutjakkaasti myös Intra-kortteliin. Toiset käyvät Projektikortteleissaan päivittäin, jotkut jäävät jumiin Kokouspalaverimuistio-kortteliin, joidenkin Korttitalo-kortteli romahtelee jatkuvasti.
Yhä useammin kaupunginosan keskellä on vielä Keskus, Hubi tai Koti, jota käytetään pomppulautana eri kortteleihin pääsyyn nopeasti ja yhdestä paikasta. Tämäkin on mahdollista, mutta vaatii kaupunginosan suunnittelulta tiettyä terävää päätä ja ymmärrystä miten SharePoint Online -kaupunginosa toimii. Tällöin myös korttelien välillä kulkemien on helppoa, ihmiset ymmärtävät minne pitää mennä löytääkseen etsimäänsä ja ovat tyytyväisiä olemiseensa. Kukaan ei mieti katukivetystä kulkiessaan, mutta jos siinä on este tai monttu, nousee älämölö ettei pääse perille.
Samalla palatakseni alkuun, M365-kaupungin monet muut kaupunginosat, kuten Forms ja Power Automate, sijaitsevat hyvin lähellä SharePoint Onlinea ja monesti nivoutuvat tiukastikin yhteen saaden aikaan jotain ihmeellistä ja tarpeellista. Niistä löytyykin juttua blogista jo entisestään ja lisää tulee. 🙂
– Pilvivisu Ari Mäkiö
