Viisi vinkkiä Teamsin hyödyntämiseen projektikäytössä
Toimin projektipäällikkönä 2010-luvun vaihteessa kolmisen vuotta. Vasta siirtyessäni pois Tiedolta tajusin, että a) Tiedolla projekteihin panostettiin erittäin paljon ja että siellä projektiosaaminen kattoi koko kaaren ohjausryhmästä projektitiimin jokaiseen jäseneen ja b) projekteilla voidaan tarkoittaa käytännössä mitä tahansa tekemistä.
Projektipäällikkönä ajattelin itseni toisinaan sinfoniaorkerterin kapellimestsariksi. Ja tehtävänäni oli saada koko projektitiimi (eturistiriidoistaan huolimatta) soittamaan yhteen. Onnistuneen projektin edellytys on toimiva kommunikaatio (Kun projekti epäonnistuu, se epäonnistuu yleisimmin juuri kommunikaatio-ongelmiin) ja tiimiläisten sitoutuminen tehtäviin ja aikatauluihin.
Oheisilla vinkeillä annat projektitiimillesi mahdollisuuden onnistua kommunikoinnissaan.
1.) Kaikki tieto ja kommunikaatio yhdessä paikassa
Jos jotain minulla ei ollut projektipäällikkönä käytössä kymmenen vuotta sitten, niin oli toimiva tiimitila. Kommunikaatio oli erittäin hajallaan sähköposteissa, verkkolevyillä, Lync-keskusteluissa ja -kokouksissa. Asetelma vaatii paljon tiimiltä resursseja tietojen tasaukseen ja projektipäälliköltä tiedonkeruu työtä. Kommunkaatio oli paljon myös kahden välistä.
Tänä päivänä kaiken tiimin viestinnän ja kommunikaation voi laittaa yhteen paikkaan, Teamsin tiimiin. Jopa harhautuneet sähköpostit voidaan lähettää tiimiin.
Yhteinen tiimitila mahdollistaa osallistuvampaa viestintää kun kaiken ei tarvitse mennä projektipäällikön kautta.
2.) Koko projektitiimillä realiaikainen pääsy tiimiin
Paino sanalla koko. Ota kaikki projektiin vaikuttavat sidosryhmäläiset mukaan; toimittajat, asiakkaat, 3. osapuolen konsultit. Harvassa on ihmiset, jotka innostuvat ja sitoutuvat tekemiseen tiedon pimittämisen kautta.
Realiaikaisuudesta projektitiimin ei tarvitse Teams-maailmassa huolehtia. Kaikki on automaattisesti realiaikaista aina yhdessä sisällöntuottamista myöten.
Jaetut (Tulossa syksyllä 2022) ja yksityiset kanavat antavat joustavuutta tiimille. Ehkä jotkin asiat on vaan sisäiseen käyttöön tai ehkä jollekin sidosryhmäläiselle voisi riittää pääsy vain yhteen jaettuun kanavaan.
3.) Rakenne, joka tukee projektin tavoitteita
Projektipäällikön tehtävä on mahdollistaa projektitiimille onnistuminen. Tiimin näkökulmasta se voi tarkoittaa yksisuuntaisia ilmoituksia, luku-tilassa olevia exceleitä, rajoittettuja mahdollisuuksia luoda kanavia ja välilehtiä, kiinnitettyjä viestejä ja nostettuja tiedostoja. Pääasia, että rakenne tukee tekemistä.
Vuosia O365 käyttöönottoja jeesailleena ihmettelen toisinaan IT-osastojen halua tuoda mahdollisimman paljon työkaluja organisaation saataville ja sen jälkeen jäävätä itsenä niiden käytön suunnittelusta. Ei tietotyöläiset tarvitse itsearvoisesti neljää tiedostonhallintaratkaisua kryptisillä ohjeistuksilla. Sama vietynä projektipuolelle: Teamsillä voi hoitaa kaiken kommunikaation ja ihmisille kannattaa antaa yksi toimiva tapa. Piste.
Ja sekin on ihan OK, että lähtökohtaisesti tiimin tiedostot ovat kaikkien muokattavissa muutamaa poikkeusta lukuunottomatta. Kaikki varmaan ymmärtää, miksi jotkut tiedostot ovat hyvä pitää suurelle yleisölle vaan lukutilassa.
4.) Viestintä, joka tavoittaa jokaisen
Tiedon määrä kasvaa vuosittain ja se aiheuttaa haasteita. Tiimitilan näkökulmasta se tarkoittaa panostusta hyviin käytäntöihin; viestien otsikointiin, @-mainintoihin, tiedostorakenteeseen sekä kokousten pöytäkirjoihin.
Muista projektipäällikkönä muistuttaa tiimiä myös Teamsin mobiiliapp mahdollisuudesta. Ei kaikkea tietoa ole pakko lukea läppärin näytöltä.
5.) Muistiot, muistiinpanot ja pöytäkirjat yhteen paikkaan
Teamsin ehdottomasti hyvä puoli projektikäytössä on sen muuntautuvuus tarpeisiin. Tiimit ovat oletuksena keskittynyt vain yleisimpiin ominaisuuksiin, lähinnä viestittelyyn ja tiedostoihin. Jokainen tiimi rakentakoot omat integraatiot tarkoitusperiinsä. Tämän sanottuani näkisin kuitenkin, että erityisesti projektimaailmassa OneNoten välilehti soisi olla vakio.
Projektipäällikköajoiltani muistan, että tiedonkulku tai sen blokkautuminen oli tyypillinen riesa. Milloin viime viikon lomalla ollut ei tienyt mitä viime status-palaverissa puhuttiin ja pöytäkirjat eivät olleet tavoittaneet tai milloin projektitiimiin oli tullut uusia henkilöitä, joilla ei ollut näkyvyyttä päätöksiin.
OneNotella saadaan rakennettua erittäin selkeä rakenne kokousten pöytäkirjoille ja muille muistiinpanoille. Jokainen voi omaan tahtiin käydä katsomassa mitä on päätetty, jos syystä tai toisesta on estynyt itse kokouksista. Ylipäätään soisin näkeväni itseohjautuvuuden kasvun viestien tavoitettavuudessa. Hyvä rakenne kommunikaatiolle, selkeä läpikäynti mitä tietoa missäkin ja vastuu viestien lukemisesta jokaiselle tiimiläiselle.
Pro-tippi. Muistikirjan sivut ja osat kannattaa nimetä niin, että oikea tieto löytyy nopeasti. Pöytäkirjan rakenne kannattaa olla joka kokouksessa sama. Näin kaikki tietää mitä osaa etsiä pöytäkirjasta ja mistä kohtaa. OneNoten sivulle voidaan upottaa kalenterikutsun sisältö.
Tarvittaessa tiimin kokoukset voi vielä tallentaa ja asettaa tallenteet näkyvälle paikalle.
Kuka tekee, mitä tekee, milloin tekee
Projektissa onnistuminen on yhteispeliä, jossa jokaisella jäsenllä on omat roolinsa. Projektipäällikön on hyvä projektin alussa esitellä projektitilan toiminta ja tukea jokaista sen omaksumisessa. Omat kokemukset sekä projektitiimiläisenä, että projektipäällikkönä ovat, että ihmiset arvostavat sitä, että jollain on homma hallussa. Loppupeleissä tiukka projektipäällikkö on merkittävästi parempi kuin täysin löpero ja asian osaamaton projektipäällikkö. Projektipäällikkyys on projektin johtamista. Anna projektitiimillesi mahdollisuus soittaa samaa sinfoniaa.
Koko projektimaailma on väliaikaista. Niin projekteja kuin niiden tiimejä tulee ja menee. Tämä tarkoittaa sitä, että uusi projekti on jo taas kulman takana alkamassa. Ja kaikki edellisten projektien opit voidaan valjastaa seuraavaan. Vaikka täydellistä projektia tuskin on olemassa, on sen tavoittelu mielekästä.
Minulle jäi projektipäällikköajoista hyvät muistot, jotka kantavat edelleen. Jos johonkin pitäisi projektipäällikkyys kiteyttää niin Kuka tekee, mitä tekee, milloin tekee ja miten tätä seurataan olisi aika lähellä.
Tsemppiä onnistuneisiin projekteihin. Jos projektitiimin rakentamisessa tarvitset sparrausta, niin me Digikuun pojat jeesataan.
– Pilvimaalari / Mr. Chili Teemu Ahlström
PS. Ensi viikolla aiheesta olisi saatavilla myös ilmaista koulutusta, tsekkaa lisätiedot täältä:
Teams projektikäytössä (koulutus) Digikuu
