Miksi kukaan ostaisi jatkuvaa palvelua M365-ympärille?
Kysymys oli tietty provo, mutta et sinä siksi tätä tullut lukemaan.
Melko monessa organisaatiossa on havahduttu siihen että M365-ekosysteemi alkaa saavuttamaan aika hermeettiset mittasuhteet. Ei meinaa enää oikein yhdellä tai kahdella IT-hemmolla pysyä langat käsissä, kun pitäisi vielä ”vähän” muutakin osata ja tehdä.
Inhouse osaaminen on aina hyvästä, mutta se ei välttämättä riitä tehokkaaseen päätöksentekoon. Verrokkitieto – se tieto, miten muissa vastaavissa, isommissa tai pienemmissä organisaatioissa ollaan ratkottu asiat X, Y ja Ö on erittäin arvokasta. Tällä osaamisella pystytään välttämään kalliit harjoitukset monessa mielessä. On sitten kyse vaikka Power Platformin governance-asioista tai dokumentin hallinnasta 365-ekosysteemissä (kyllä, yllättävän moni organisaatio hipsii pois kolmannen osapuolen dokumentinhallintasysteemeistä).
Inhouse osaamista ei välttämättä ole myöskään kertynyt pilvipohjaiseen laitehallintaan, saati kehittyneempien uhkien torjuntaan ja piru vie, jonkun pitäisi tajuta niistä lisensseistäkin jotakin. Mitenköhän käy auditoinnissa jne. Kaikkea voidaan ostaa pistemäisinä projekteina, se on selvä, mutta jospa pyörittelet hetken aikaa termiä pistemäinen projekti. Pistemäinen projekti, pistemäinen projekti, niin tosiaan, sehän tarkoittaa erillisiä sopimuksia, DPA-lipareita, NDA-lipareita, tunnusten luontia, hyväksyntäkierroksia, vaihtuvia yhteyshenkilöitä, konsultteja, jotka eivät tiedä organisaatiostasi mitään, vaikka just toinen konsulentti lopetti edellisen homman….pistemäistä ja ihan turhaa toistoa.
Mä sanoisin otsikkoprovoiluni lisäksi, että tässä kun on saanut toistakymmentä vuotta kyntää 365-maailmassa, niin aika monen asiakkaan elämä olisi ollut helpompaa, jos mukana olisi ollut sopiva kumppani koko ajan ja sopivalla yhteistyömallilla. No annettakoon asiakkaille armoa. Ei me toimittajapuolellakaan aina kovin fiksuja olla oltu. Ensimmäiset todelliset jatkuvat palvelut 365:sen ympärille alkoi muotoutua vasta 2015 alkaen. Tai en itse ainakaan moisiin juuri tuota ennen törmännyt. Tuolloin kyydissä oli vasta suurin piirtein meilit, Skype, OneDrive ja SharePoint – Tarvetta alkoi kuitenkin esiintyä.
Ekan kerran muuten törmäsin tällaiseen tarpeeseen, kun erään suurehkon Kaupungin hallintojohtaja lausui taikasanat vuonna 2015. Ne sanat meni näin: Tässä on nyt kyllä aika paljon pureksittavaa MEIDÄN HENKILÖSTÖLLE, tähän tarvitaan muutosjohtamista. Löytyykö?
No tähän perus ”kättälippaan jutut” ja vastaus oli… Ei oo valmiina, mutta tehdään… No ekat versiot oli niin karseita, että ne paloi verkkokalvoille ikuisiksi ajoiksi, eikä muuten mennyt ihan maaliinkaan tuo kyhäelmä. Se tosin hyytyi organisaation rattaisiin ennemminkin kuin asiakkaan päätöksentekoon. Tuossa vaiheessa aika pian tajuttiin, että tämän tyyppinen palvelu ei rakennu ITIL:istä, eikä Microsoftin roadmapin esittelystä asiakkaalle, eikä myöskään Message centerin viestien toistelusta.
Asiakkaan sanat alkoi pyöriä kupolissa. Muutosjohtamista, henkilöstön osaamisen kehitystä, työtapojen modernisointia jne. Ei ihan perus IT-Pirkon tai ATK-Pekan juttuja – mitäs nörtteilyä tämä nyt oikein muka sitten on? Missä Birkenstockit, missä Battery-tölkit?
Perhana vieköön, johto vaatii kiireellisiä toimia tietoturvan parantamiseen ja toimialojen datat näkyykin kaikille. Hupsista. Myynti vaatii sidosryhmätyöskentelyyn kunnolliset välineet eikä kotoa pääse dataan kiinni. Tarvittaisiin yksi kevyt sovellus HR-tarpeisiin, ei viittis ostaa SAP-moduulia kun tarve on näin pieni jne. Uusitaanko dokumentinhallinnan sopimus, lisenssiehdot muuttuu mitä me tehdään,… tuli tuossa yksi yritys ostettua, ne ei kuulemma suostu integroitumaan jos eivät saa olla full cloud. Pär käyttää mustakantista vielä ja muita …tuttaa sen salaiset muistiinpanot…jada jada ja aargh. Ei noita inhousena oikein tehdä. Projekteinakin vähän tehottomasti kun kaikki liittyy vähän kaikkeen. Eikö liity? Ehkäpä et ole vielä kokeillut tehdä iloista Power Appia ympäristöön jossa E5-sec romut on pitkälle käytössä ja käyttöoikeudet silvottu mallia legacy-atk. Kyllä kaikki liittyy kaikkeen tässä tekemisessä.
Ekosysteemin laajuus on yksi isoimmista haasteita asiakkaan kannalta saada itselleen osaajia sisään, sama haaste koskee palveluntarjoajia. Tästä maasta löytyy aivan huipputekijöitä, mutta todella todella todella harvassa on ne jotka hanskaa koko ekosysteemin erinomaisesti. Se on niin harvinaista, että tuollaisia yksisarvisia ei oikeastaan kannata edes tavoitella, ne ui katiskaan, jos ne haluaa uida katiskaan.
Sen osaamisen lisäksi pitäisi sitten vielä osata asettua asiakkaan asemaan, tajuta muutakin kuin ykkösiä ja nollia. Aikamoisia ihmelapsia tarvittaisiin.
Tuota osaamisvajetta on meidän mielestä helpoin paikata hankkimalla itselleen tiimi. Sellainen tiimi, joka tekee samoja asioita muillekin ja ammentaa tätä kautta sitä kuuluisaa verrokkitietoa – usko pois se helpottaa päätösten tekoa ja nopeuttaa asioita. Olen joskus kuullut että aika on rahaa.
Valitettavan usein nähdään tarjouspyyntöjä, jossa pyydetään CV:tä jostain spesifistä osaamisesta 365:sen saralla. Me emme kovin mielellään tällaisia tarjouksia jätä, emme halua allokoida yhtä henkilöä 100 päivää johonkin tekemiseen, jota paremmin ja tehokkaammin hoitaisi sopiva tiimi. Työkin valmistuisi nopeammin ja henkilöriippuvaisuus pienenee merkittävästi. En usko, että juuri kukaan muukaan alan high end-toimittaja tällaiseen enää lähtee. Tämän tyyppinen allokaatio-osto on mun mielestä kohtalaisen elähtänyt tapa hankkia palveluita. Kuten aikaisemmin sanoin, niin tässä tekemisessä kaikki vaikuttaa kaikkeen. Ihan kaikkeen. Sadaksi päiväksi allokoitu Exchange-moguli saattaa yllättää tilaajaan kertomalla, että täällä meni nyt joku kiva Flow rikki, enkä mä muuten osaa korjata sitä tai se ilmoittaa puolessa välissä proggista, että se mitä tavoittelette kannattaisikin ehkä tehdä Teamsissä. Siitä ei kenellekään kovin hyvä mieli tule.
Hyvin rakennetussa jatkuvassa Advisor-palvelussa on meidän mielestä seuraavat elementit:
- Asiakas voi kysyä mistä asiasta vaan 365-kontekstissa
- Tiimit keskustelee tiimeille – point to point viestintä minimissä
- Tekeminen on suunnitelmallista
- Palvelu palvelee organisaatiota laajasti, ei vain IT:tä.
- Kun mukana on HR, viestintä, toimialoja, IT ja asiakkaan muut IT-kumppanit, niin yhtäkkiä tietoisuus alkaa olla tehokasta ja sutiminen vähenee
- Loppukäyttäjän rooli on erittäin keskeinen – heitähän me lopulta ollaan auttamassa eikö niin?
Kuulostiko tutulta, vai olinko ehkä ihan kujalla (sekään ei tietty ole mahdotonta)? Jos tuntui järkevältä, niin arvaa mitä? Mulla olisi takataskussa tähän ratkaisu:)
– Tuottavuusloikkaaja Antti Ahola
