Digikuun blogissa tänään:

Sharepoint Online intra, mikä maksaa?

Kirjoittaja:

Tämä ei koske intratoteutuksen hintaa (siitä voi lukea täältä), vaan sitä, mikä sen tekemisessä maksaa eli suomeksi: kestää. Mitä pitää huomioida ja mikä onkaan eniten aikaa vievä juttu. 

Fakta on se, että jos saat tehdä Sharepoint-intran ihan vain itsellesi, se on tehty kolmessa tunnissa. Silloinhan saat tehdä mitä itse haluat, nähdä sen siinä laajuudessa kuin haluat, tuottaen sisällöt vain niihin asioihin, joita pidät itse tärkeänä. Itse tehden löydätkin sieltä jotain. 

Itsellesi tehtynä tekniset ratkaisut ovat suoraviivaisia (pääsykin sivuille on vain itselläsi), eikä tarvitse miettiä rakennetta sen enempää niin teknisen toteutuksen kuin loppufiiliksen osalta. 

Nyt tulee se mutta. 

Intraa ei tietenkään todellisessa maailmassa tehdä itselle, vaan toisille. Niille, joiden työstä haluat tehdä helpompaa, varsinkin nyt kun ei voikaan enää konttorissa hihkaista ja kysyä ääneen “Missä se ohjeistus nyt olikaan?” 

Loppukäyttäjä on se, jonka etu tulee pitää mielessä. Eduista pidetään huoli, kun sivuston rakenne ei estä sen käyttämistä ja käyttöoikeudet ovat fiksusti tehtyjä, eikä käyttäjän tarvitse miettiä missä jokin on. 

Totta kai intraan halutaan ja sinne saa, jopa pitää, tuoda firman fiilistä, kuvilla, väreillä, omilla termeillä. Loppukäyttäjää ei kuitenkaan viime kädessä kiinnosta pyöreät kulmat tai täysin kustomoidut fontit – hän haluaa löytää sen infon, jota tarvitsee mahdollisimman selkeästi – ja loppujen lopuksi: myös sinä haluat hänen löytävän sen mahdollisimman helposti.  

Muutenhan hän tulee kysymään siitä sinulta ja kaikilta kuluu aikaa hukkaan. 

Mikä siinä intran tekemisessä sitten maksaa? Yksinkertaisimmillaan tekninen toteutus on nopea tehdä, jos ei tarvita monimutkaisia käyttöoikeusmietintöjä, hubisivuja, sitä ja tätä. Miksi keskiarvollisesti siihen sitten menee 2 kuukautta, plus-miinus pari viikkoa, joskus kauemminkin, joskus vain pari viikkoa.

Sisällöntuotanto, se kaikkein tärkein asia, on se, joka vie aikaa ja jota ei kannata aliarvioida. Siihen pitää varata resursseja, mahdollistaa aikaa tekemiseen, antaa aikaa oppiakin ja uskaltaa. Me koulutamme kyllä kenet vain tekemään sisältöä, viemään sitä paikoilleen ja tekemään siitä helposti saavutettavaa. 

Ei ole yhtä tai kahta kertaa, kun julkaisu viivästyy “kun ei olla ehditty tekemään sisältöä”. Tätä ei ole tarkoitettu kenellekään kiusaksi, vaan tämä on vain faktaa. 

Itse sisältöä me digikuulaiset emme voi tehdä kenenkään puolesta tai edes tarkistaa sitä (Oikeasti, sinä et halua, että me tuottaisimme sisältöä. Tiedät varmasti, millaista meidän ulosantimme on… 😉). 

Me voimme kuitenkin tarjota yleensä useita eri tapoja esittää sisältöä sitä mukaa, kun tulee jokin erikoisempi asia vastaan ja löytää sen oikean tavan tehdä. 

Perusjutuille on tiettyjä asioita, joita voi tehdä heti. Yleensä löytyy myös jotain, johon vaikuttaa jokin käyttöoikeusasia, ulkomuoto, väri, koko, haju, maku tai vain fiilis siitä “että tämä ei nyt ole niin hyvä kuin se voisi olla”. 

Silloin käydään asia yhdessä läpi ja löydetään se juttu, joka puuttuu. Siinä yhdistyvät meidän osaamisemme ja teidän tietonne omasta tekemisestänne. Yhdessä tulee hyvä. 

Ohjenuorana toimii varmasti päättäjän näkökulmasta vanha viisaus: 

Making people want our stuff =/= Making stuff that people want. 

Pilvivisu Ari Mäkiö

Ps. Koulutuksemme “Näin teet intranetin kolmessa tunnissa!” (20.4.2021) opastaa silti sinut intran kanssa hyvään alkuun, jos sellaista haluat itse tehdä.