Intranet

moderni sharepoint ketterästi

Olen yhä pisteessä a

Intranet pyörii yhä oman konesalin serverillä?
Intranet on “perinteinen”, eikä kaipaa juuri nyt täysremonttia?
Ei ole aikaa eikä osaavaa työvoimaa muutokseen?
Intranetin käyttö on vähentynyt, koska se ei pysy mukana muussa muutoksessa ja uudistuksissa?

Matka muutokseen:
Kallis ja vaikea kehittää?
Siirtäminen kestää ikuisuuden?
Vaatii liikaa taitoa ja tekniikkaa?
Vaikea ylläpitää ja tuottaa sisältöä?

piste B?

Responsiivinen, Helppo kehittää, Toimittajariippumaton, Mobiili-käytettävä, 100% Sharepoint – ilman koodia, Nopeasti organisaation hyödynnettävissä oleva, Helppokäyttöinen, Iisisti päivitettävä

Oikeasti se on näin helppoa:

moderni intranet…

  • Rakennetaan osaksi työpäivää, tukemaan työntekoa, ei koskaan työkalut edellä
  • On nopea luoda, muokata ja kehittää
  • Mahdollistaa organisaation sisäisen kehittämisen
  • Tuo työkalut helposti saataville, aika- ja paikkariippumattomasti
  • Toimii osana organisaation prosesseja, ei luo omaa prosessiaan erilleen niistä
  • Mahdollistaa ketterän tavan kommunikoida ja jakaa organisaation laajuista tietoa
  • Kehittyy ja elää organisaation mukana
  • Viestii juuri niissä kanavissa, joissa käyttäjät ovat tavoitettavissa

Anna meidän auttaa sinut pisteestä a pisteeseen b.
moderni intranet tukee työntekoa ja mahdollistaa ketterän kommunikaation sekä tavan jakaa organisaation laajuista tietoa.

pisteessä b:
moderni intranet

Sharepointin kehitys viimeisen 2,5 vuoden
aikana on ollut huimaa. Uudet sivupohjat,
uudet mahdollisuudet rakentaa modernia
Sharepointia ovat helpottaneet ja nopeuttaneet
Intranet toteutuksia merkittävästi.

Organisaation näköisen, työntekoa
tukevan Intranetin rakentaminen ei enää
edellytä pitkälle räätälöityä ratkaisua.
Toiminnallisuudet voidaan toteuttaa
suoraan Sharepointin työkaluilla, jolloin
päivitettävyys ja tulevaisuuden
kehittäminen on huomattavasti
helpompaa ja kustannustehokkaampaa.
Yhdessä rakentamalla myös organisaatio
itse oppii Sharepointin salaisuudet.

Moderni Intranet tukee työntekoa, on osa
päivittäistä työnkulkua ja kulkee mukana
juuri siellä missä työntekijäkin.

Suunnittelu ja toteutus

Suunnittelun ja yhdessä tapahtuvan toteutuksen avulla rakennetaan ratkaisu jolla on selkeä tavoite ja paikka osana asiakkaan työntekijöiden arkea. Suunnittelun yhteydessä määritetään tavoitteet, joita lähdetään täyttämään työpajojen avulla. Työpajoihin otetaan mukaan sopivat henkilöt ja niiden avulla muodostetaan kattava kuva toteutettavasta ratkaisusta. Työpajojen jälkeen aletaan yhdessä rakentamaan uutta Intranet-kokonaisuutta. Ratkaisu rakentuu yhdessä tekemisen kautta.

Koulutus ja lanseeraus

Yksikään Intranet ei toimi tai saavuta suurta suosiota jos sille ei ole selkeää
käyttötapausta ja selkeästi kuvattua mallia, miten se istuu osaksi juuri ”minun” arkeani.
Koulutukset ja lanseeraus suunnitellaan yhdessä, ja niissä pyritään monikanavaisuu-den avulla tavoittamaan koko asiakkaan henkilöstö. Osana koulutusta tuotetaan myös tukimateriaali, jonka avulla varmistetaan että henkilöstö pääsee Intranettiin mukaan ja ymmärtää sen käyttötarkoituksen.

Tulevaisuu-dessa

Nyt rakennettava toteutus mahdollistaa jatkossa monipuolisen kehittämisen ja uusien ominaisuuksien rakentamisen ketterästi. Toteutus ei sido asiakasta toimittajaan, eikä myöskään edellytä, että kehitys suoritetaan jatkossa aina ulkoisena työnä. Sharepointin kehittyessä pystyy asiakas myös kehittämään toiminta-ympäristöään aiempaa ketterämmin.

Uuden intranetin mahdollisuudet
ja “kliksuttelukehityksen” ajatus

  • Kliksuttelukehityksellä tarkoitetaan tekemistä, jossa lopputuotos rakennetaan ilman
    kolmannen osapuolen koodia tai sovelluksia, jotka vaativat jatkuvaa, erillistä ylläpitoa.
  • Intranetin luominen ilman räätälöintiä on nykymaailmassa täysin mahdollista ja edellyttää yleensä ainoastaan vain pieniä kompromisseja vaatimusten suhteen.
  • Etu tällä tavalla tehdyissä toteutuksissa on muun muassa se, että ne eivät vaadi jatkuvaa kumppanisuhdetta Intranetin luonnissa mukana olleeseen tahoon, eivätkä tällaiset toteutukset tarvitse jatkuvaa ylläpitoa.
  • Kliksuttelukehityksen tarkoitus on varmistaa että ympäristö on yhteensopiva myös tulevaisuudessa, ilman kalliita kuukausi- ja vuosisopimuksia.
  • Asiakkaat pystyvät kehittämään tällaista ympäristöä itsenäisesti ja voivat hyödyntää osana kehittämistä tukena parhaaksi katsomaansa tahoa, ilman että olisi syntynyt ns. toimittajalukko (vendor lock).

Sharepoint projektin kulku:

suunnittelu

Suunnitellaan koko toteutus yhdessä,
asetetaan sille tavoitteet ja käydään lävitse työtavat ja mallit, joilla projektia viedään eteenpäin.

Suunnittelun yhteydessä luodaan myös tehtävälistat ja tavoite-aikataulut. Suunnitelmia ja aikatauluja päivitetään koko ajan projektin kuluessa yhteisessä työtilassa. Tällä varmistetaan, että kaikki tietävät missä mennään.

Suunnittelu luo pohjan koko Intranetin luomiselle ketterästi.

työpajat

Työpajojen avulla luodaan yhteinen
ymmärrys siitä, miten asiakkaan
tavoitteisiin päästään ja miten Intranet saadaan osaksi käyttäjien työpäivää.

Työpajat kasvattavat asiakkaan osaamista Sharepointista ja moderneista tavoista
luoda, tuottaa ja hallita sen avulla sisältöä. Työpajat tarkentavat suunnitelmia ja luovat pohjan koko yhdessä tekemiselle.

Työpajojen käytännön asiat sovitaan aina asiakkaan kanssa (lukumäärä, kesto ja osallistujat).

tekeminen

Digikuun Moderni Intranet rakennetaan aina yhdessä asiakkaan kanssa. Asiakas saa toteutuksesta suuremman hyödyn yhdessä tekemällä, sillä tällöin kehittäminen
jatkossa ei aina edellytä toimittajan
tekemiä muutoksia.

Toteutus rakennetaan aina
lähtökohtaisesti ilman koodia ja siinä
hyödynnetään Sharepointin uusia
perustoiminnallisuuksia. Tehdyt ratkaisut myös dokumentoidaan ja dokumentoinnin avulla asiakas voi aina palata takaisinpäin ja varmistaa, miksi ja miten asiat on tehty.

koulutukset

Lopuksi pidetään asiakkaan kanssa tunnin purkutilaisuus, jossa asiakas pääsee esittämään mahdollisesti mieltä vaivaavia kysymyksiä ja jossa Digikuu esittelee vielä löydökset tiivistettynä.

Suosittelemme koko työpajan kutsumista virtuaalisesti pidettävään yhteenvetoon, sillä se tuo työpajassa kerrotulle tarinalle päätöksen ja tarjoaa mahdollisuuden omien ajatusten jäsentelyyn ja vahvistamiseen. Yhteenvedon jälkeen
toimitamme osallistuneille henkilöille
tyytyväisyyskyselyn.

meiltä aina kiinteällä hinnalla:
moderni sharepoint ketterästi
3 500 euroa!

Hinnat pitävät sisällään kaikki tekemiseen liittyvät kulut ja dokumentoinnit. Mahdolliset matkakulut veloitetaan erikseen sovitun mukaisesti.

Kokonaisuuksista ylläpidetään yhteistä tehtävälistaa yhteisesti sovitussa ympäristössä. Dokumentoinnin taso ja muut toteutukseen liittyvät käytännönjärjestelyt sovitaan yhdessä asiakkaan kanssa.

Muut mahdolliset lisätyöt sovitaan yhdessä asiakkaan kanssa. Lisätöiden veloitus on 160 euroa (alv0) / tunti.

100%
tyytyväisyystakuu

Kuten kaikessa Digikuun tekemisessä, myös projekteissa on täysi tyytyväisyystakuu. Takaamme lopputuloksen ja takaamme asiakkaan olevan siihen tyytyväinen. Mikäli jostakin syystä emme pysty lunastamaan asetettuja odotuksia ja asiakas ei ole tyytyväinen työpajaan, katsomme yhdessä missä menimme vikaan ja teemme tarvittavat korjaavat toimenpiteet. Jos tämänkin jälkeen tyytymättömyyttä ilmenee
palautamme rahat täysimääräisesti.

miten uusi intranet käytännössä tehdään?

Aloitus-palaveri

1 tunti
Teams

Työpajat

1 -3 tuntia /
työpaja, määrä
tarpeen mukaan

Tekemi-nen

koulu-tukset

Sisällöt ja kestot sovitaan yhdessä,
yleensä 1-2 kpl

lansee-raus

Projektiryhmän järjestäytymi-nen ja suunnitelmien, tavoit-teiden, aikataulujen ja teh-tävien läpikäynti.

Aloituspalaverin pohjalta
muodostetaan tarkennettu
tehtävälista ja aikataulutus, jossa on huomioitu asiakkaan puolelta käytössä olevat resurssit sekä asiakkaan asettamat tavoitteet.

Osallistujat: Digikuu, asiakkaan puolelta projektiin osallistuvat (viestintä, markkinointi, HR, kehit-täminen ja muut mahdolliset
roolit kuten IT)

Osallistujien olisi hyvä olla mukana myös jatkossa.

Työpajoissa luodaan itse ratkaisut ja tarkennetaan suunnitelmia. Yleisesti yhden Intranetin rakentaminen vaatii noin 3 kpl työpajoja (yhden kesto 3 tuntia).

Työpajojen tavoitteet ja tarkka agenda määritellään aina yhdessä ennen työpajaa.

Työpajojen avulla luodaan
varsinainen Intranet.

Osallistujat: Ydinprojekti-ryhmä, johon kuuluvat jatkossa Intranettiä yllä-pitävät ja kehittävät tahot.
Mukana myös pääkäyttäjät.

Roolit yleisesti ottaen IT:n
ulkopuolelta (Viestintä, HR jne.)

Työpajojen välissä rakennetaan koko ajan ratkaisua eteenpäin ja
tekeminen tapahtuu yhtei-sesti sovitulla tavalla.

Yleensä Digikuu rakentaa teknistä toteutusta ja samalla asiakas pääsee tuottamaan sisältöä ja opettelemaan Sharepointin tekemistä.

Kaikki ratkaisut suunnitellaan ja käydään lävitse yhdessä ja
viestintä työpajojen välissä tapahtuu yhteisessä Teamsissa.

Tekemiseen voidaan ottaa
sisällöntuotannon osalta myös projektin ydintiimin ulkopuolisia henkilöitä.

Koulutuksia järjestetään yleensä kaksi, joista toisen kesto on 2 tuntia siinä pidetään kattava koulutus sille joukolle ihmisiä,
joiden on tarkoitus jatkossa
vastata ympäristön pää-asiallisesta sisällöntuotan-nosta ja kehittämisestä.

Sisällöntuottajille voidaan myös pitää erillinen koulutus (1 tunti) jossa käydään lävitse perusteet sisällöntuotannon osalta.

Osallistujat: Koulutusten
osallistujat sovitaan yhdessä ja riippuvat koulutustilaisuu-den painotuksesta. Ydin-projektiryhmän lisäksi voidaan kouluttaa esimerkiksi sisällöntuottajia.

Ratkaisun julkaisu ja koulutus koko henkilökunnalle. Sisältää sovitun mukaisen koulutuksen ja kaikki ohje- ja tukimateriaalit (mm. videot).

Lanseerauksen yhteydessä
kehotetaan käyttäjiä antamaan palautetta (Forms) ja alkamaan käyttämään Intranet toteutusta
myös esimerkiksi mobiili-laitteella.

Lanseerauksen jälkeen koko
rakennettu toteutus on
tuotantokypsä.

Projektin kokonaiskesto riippuu asiakkaasta. Keskimääräinen kesto 5 -12 viikkoa.
Suurin vaikuttava tekijä on asiakkaan resurssien saatavuus ja sisällöntuotantoon kuluva aika.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!