Nyt kun kesä on kääntymässä taas pimeneviin (ja toivottavasti lämpimiin) iltoihin ja ihmiset ovat palailemassa kesälomiltaan kuka millaiseenkin työpisteeseen, katse voidaan suunnata jo uusin projekteihin ja työjuttuihin.
Mielestäni kesäloman yksi keskeinen pointti on päästä hetkeksi irti töistä. Niin henkisesti kuin fyysisestikin. Muistan jonkun sanoneen, että hyvän kesäloman merkki on, jos sieltä palatessa ei muista enää omaa salasanaa koneelle. Pidetään peukkuja, että tulevina viikkoina IT-tuilla on paljon hommaa asian tiimoilta.
Työssä jaksaminen on ollut jo pitkään jatkuvien uutisten aihe. Tutkimusten mukaan paljon vaikutusta on rakenteissa. Moneen asiaan voimme myös itse vaikuttaa. AA-liikkeenkin paljon käyttämä tyyneysrukous menee näin: Jumala suokoon minulle tyyneyttä hyväksyä asiat, joita en voi muuttaa, rohkeutta muuttaa, mitä voin, ja viisautta erottaa nämä toisistaan. Jos se toimii niinkin vakavissa asioissa kuin vuosikymmenien addiktioissa, on siinä varmasti jotain perää.
Huonot työtavat rasittavat aivoja. Keskittyminen vaikeutuu, muisti huononee, luovuus kärsii, yhteistyössä hermo palaa herkemmin.
Tässä muutama vinkki parempiin työtapoihin. Keskityn tässä blogissa yksilön vinkkeihin. Toki näistä sovelluksista löytyy myös tiimiulottuvuus, mutta siitä enemmän toisessa yhteydessä.
Sähköpostin haltuunotto omiin käsiin
Vilkuiletko alituiseen sähköposteja? Pompahteleeko sähköposti-ilmoitukset puhelimesi ja läppärisi näytölle? Jääkö joskus sähköpostin kautta tulevat tehtävät tekemättä? Sähköposti herättää edelleen paljon tunteita. Kuin varkain se on päässyt juurtumaan meidän työn keskiöön. Pienellä tuunauksella sähköpostin saa valjastettua sille sopivampaan rooliin, yhdeksi viestintävälineeksi muiden joukkoon.
Mitä jos lukisit sähköpostisi vain muutaman kerran päivässä? Lopettaisit sen vilkuilun, kytkisit kaikki ilmoitukset pois ja kehittäisit selkeän sähköpostin käsittelystrategian.
Kun sähköposti alun perin kehiteltiin, sitä ei varmasti suunniteltu reaaliaikaiseksi, ei keskusteluun, eikä yhteiseen tiedostojen muokkaamiseen. Osa sähköpostin haasteista liittyy siihen, että sitä yritetään käyttää sille sopimattomiin asioihin. Onko se sähköpostin vika? Onko skootteri jotenkin huono tuote, jos ei sillä voi kuljettaa koko perhettä tai suuria huonekaluja, muualla kuin Aasiassa?
Jos tempoilet koko ajan sähköpostiin sen mukaan mitä sinne tulee, luovutat osan työsi hallinnasta muille. Sähköpostista tulee muiden priorisoima to-do lista sinulle. Kuinka usein sähköpostiin vastaaminen pitää oikeasti tapahtua minuuteissa? Opeta asiakkaasi siihen, että vastausaikasi määritellään tunneissa ei minuuteissa. Tätä nopeampiin asioihin kannattaa käyttää muita viestintämuotoja.
Useimmiten sähköpostin luku muutaman kerran on aivan riittävä. Silloin kun luet sähköpostisi, pyri siihen, että käsittelet kaikki sinulle tulleet uudet viestit. Ne viestit, jotka ovat vain sinulle tiedoksi eikä vaadi muuta kuin lukua. Lue ne ja arkistoi. Haun kautta löydät nämä myöhemmin. Viestit, jotka vaativat reagointia ja vievät vähän aikaa. Tee ne heti ja arkistoi viesti sen jälkeen. Viestit, joita et voi tehdä heti tai ne ovat niin isoja, että vaativat allokoitua aikaa. Liputa ne tehtäviksi aikataulutettuna, varaa kalenterista aikaa tarvittaessa ja tämän jälkeen arkistoi. Liputetuista viesteistä kerrotaan enemmän alempana.
Tyhjä saapuneet- kansio päivän tai viikon päätteeksi tuottaa mielihyvää. Kokeile jos et usko.
Tehtävät järjestykseen
Tehtäviä tulee meille ovista ja ikkunoista, enenevässä määrin Office365 sovellusten kautta. Säilytämme niitä mitä moninaisimmissa paikoissa. Kuka post-it lapuilla, kuka vihon kulmalla, kuka päässään. Minun vahva suositukseni, älä säilytä päässäsi. Tukit vaan turhaa kapasiteettia tärkeämmiltä asioilta. Tehtävät kannattaa kirjoittaa ylös, aikatauluttaa ja asettaa kaikki yhteen paikkaan, joka on koko ajan saatavillasi. Eihän ne tehtävät vielä näin tule tehdyksi, mutta tästä on hyvä lähteä liikkeelle. Tehtävien suorittaminen vaatii hieman itsekuria ja onneksi keskittymisen kapasiteettia vapautuu, kun sähköpostit eivät koko ajan keskeytä eikä kaiken maailman ”lähetä raportti asiakkaalle” -muistutukset häiritse mieltä.
Hyvä tapa kerätä kaikki tehtävät yhteen paikkaan on ottaa To-Do käyttöön. Se löytyy Office365 portaalista ja siitä voi ladata sekä työpöytäsovelluksen, että puhelinäpin.
Sähköpostit, joihin et käsittelystrategian puitteissa vastaa heti, siirtyvät To-Do:hun kun Outlookissa asetat ne tehtäviksi (Tästä merkkinä punainen lippu sähköpostissa). Kaikki Plannerin sinulle merkityt tehtävät tulevat To-Do:hun automaattisesti ja Teamsin viesteistä, niin tiimin kanavien viesteistä kuin Keskustelu-painikkeen takaisista viesteistä, tehtävä muodostetaan kolmen pisteen kautta. Toki To-Do:hun saa lisättyä tehtäviä manuaalisestikin, jos vaikka työkaverisi nakittaa sinulle jotain puhelimitse. Tai asiakas kesken liiketapaamisen.
To-Do:n puolelta voit priorisoida, järjestellä ja luetteloida tehtäväsi. Pääasia, että sinulla on yksi paikka, josta näet kaikki tehtäväsi.
Tee aivoillesi palvelus ja ulkoista kaikki tehtäväsi yhteen paikkaan. Näin ne eivät huutele koko ajan mielessä. Jäljellä on vielä viimeinen vaihe, itse tehtävien suorittaminen. Allokoi vaikka kalenterista aikaa, vetäydy paikkaan, missä sinua ei keskeytetä, tee se mikä toimii. Tsemppiä. Tyhjä tehtävälista tuottaa hyvän fiiliksen ja parempaa yöunta.
Muistiinpanot pois päästä. Ja hajanaisista lapuista
Mites muistiinpanot asiakaspalaverista? Tai koulutuksesta? Tai tärkeästä tietoiskusta? Ohjeet eri järjestelmien toiminnasta?
Vastaukset ovat usein samat kuin tehtävien kanssa; mitä erinäisimmissä paikoissa. Erityistä haastetta muistiinpanojen osalta aiheuttaa tiedon valtava määrä ja mahdollisesti pitkä palaamisaika.
Microsoftin paketista löytyy monen suosikki, OneNote. Toimivan rakenteen ansioista muistiinpanot, sovitut asiat, detailitiedot löytyvät käden käänteessä pitkänkin ajan päästä. OneNotestakin, niin kuin melkein kaikista Mikkiksen tuotteista löytyy Selainversio, Työpöytäsovellus kuin mobiiliappikin.
Pienen miinuksen annan Microsoftille. Voi olla, että olemme asian kanssa käymistilanteessa ja se tulee korjaantumaan ajan kanssa. Toivottavasti. Vanhemmassa OneNotessa (Aiemmin nimetty OneNote2016) on vahva integraatio Outlookin työpöytäsovellukseen. Tämä mahdollistaa muistiinpanoista tehtävien formuloinnin. Ja täydentää ajatusta tehtävien helposta hallinnasta yhdestä paikkaa, To-Do:sta. Tehtävien luonti OneNotesta toimii siis tällä hetkellä vain OneNote -sovelluksessa, ei OneNote for Windows 10 sovelluksessa.
Hyvä vinkki OneNoten kautta kirjatuista tehtävistä on kirjoittaa tehtävä selkeästi auki. Omistakin epämääräisistä tehtävistä voi olla vaikea jälkeenpäin arvailla mitä piti tehdä. ”Teemu hoitaa asian” ei kerro viikon päästä mitään, vaikka se kuinka tuntuu kirjoittamishetkellä siltä.
OneNote sivut ja osiot kannattaa myös nimetä selkeästi. Esimerkiksi asiakaspalaverin muistiosivun otsikko kannattaa nimetä päivämäärä alkuisesti niin palaverien asioihin on helppo palata jälkeenpäin.
Tiedonmäärä kasvaa koko ajan, työskentelemme usein monissa projekteissa ja työryhmissä samaan aikaan. Työ haastaa aivojamme valtavasti. Tee itsellesi palvelus, opettele parempia työtapoja ja anna itsellesi mahdollisuus keskittyä siihen, mikä töidesi kannalta on tärkeintä.
Ja muista: Jos mikään ei muutu niin mikään ei muutu. Tsemppiä syksyyn! Toivottavasti päästään nauttimaan vielä Etelä-Eurooppa- tyylisistä lämpimistä ja pimeistä illoista.
– Pilvimaalari / Mr. Chili Teemu Ahlström
