Intra kesäkuosiin eli vietä lomasi rauhassa
Kesä tulee, mutta intran käyttö ei lobu. Eli, miten intrassa pidetään vauhti yllä kesällä ja vähennät sähköpostilla tulleita kysymyksiä oman lomasi päätteeksi intran suhteen?
Ajastaminen
Ajasta kaikki uutiset ja jopa sivut, joissa on jokin aikasidonnaisuus. Ajasta myös niitä uutisia, joilla ei ole niin merkitystä koska ne tulevat julki; saat pidettyä etusivun elävänä vaikka olisitkin poissa. Jos ajastat sivuja, ne eivät sitten ilmesty valikkoon itsestään mutta kierrä moinen ongelma lisäämällä Korostettu sisältö -palikka vaikka etusivulle sopivaan kohtaan näyttämään uusimpia sivuja. 😉
Lisätään sivut valikkoon sitten lomilta tullessa, helppo to do -tehtävä itselle.
Jos et löydä ajastusvaihtoehtoa tehdessäsi uutista tai sivua Sivun tiedot -kohdan takaa, käy hammasrattaan takana sivuston sisällössä ja sivukirjastossa aktivoimassa toiminnallisuus yläpalkista.
Analytiikka
Katso sivuston analytiikasta mitkä sivut ovat luetuimpia == tarvituimpia. Nosta niitä esiin etusivulle Pikalinkkipalikoilla ja selitä kuvauksessa mitä sivuilta löytyy -> tarkoitus on helpottaa niiden löytymistä = vähemmän ihmettelyä. Voit samalla myös katsoa koska kannattaa uutiset ym. Ajastaa tulemaan julki sen mukaan koska intraa eniten käytetään.
Voit myös katsella yksittäisten sivujen käyttöanalytiikkaa menemällä itse sivulle ja valitsemalla sen komentopalkista (eli sama palkki mistä löytyy Muokkaa-nappi sivulle) Analytiikka. Näet paljonko sivulla käydään ynnä muuta.
Siivoa
Ota ylimääräiset ja vanhat jutut pois, siivoa etusivulta turhat palikat pois. Jos Tapahtumat-palikka on tyhjä, ota se pois ja laita vaikka Korostettu sisältö -palikka kesäksi tilalle. Saat liikettä etusivulle. Nosta toiseen Korostettu sisältö -palikkaan jotain muuta.
Tutustu
SharePoint Onlinessa on monia palikoita, joita ei huomaa käyttää. Kokeile lisätä intraan vaikka Sivustot-, viimeisimmät tiedostot- ja vaikka Tallennettu myöhempää käyttöä varten -palikat ja säädä niiden asetuksia käyttäjille relevanteiksi. Saatat yllättyä mitä saat aikaiseksi.
Valikon puljaus
Kun kerran aloitettiin siivoamalla niin järjestä hyllyt järjestykseen eli katso valikot sellaiseen järjestykseen että suosituimmat ja tärkeimmät jutut ovat ekana. Säästät jälleen muiden aikaa kesällä ja kyselyjä itselles lomien jälkeen että ”missä se ja se juttu on”.
Liikkuva kuva
Videot ja niiden käyttäminen opastamisessa on jo enemmän kuin suositeltavaa uuden Streamin kanssa. Tee videoita tekijöiden tueksi, pyydä juhannuksen jälkeen maanantaina johtajilta tsemppipuheet kesätyöntekijöille ja laita ne ajastettuihin uutisiin kyytiin.
Delegoi
Anna oikeuksia kesätyöntekijöillekin intraan, vaikka vaan Osallistujan oikeuksin jotteivat riko asetuksia mutta voivat päivittää infoa ja tehdä vaikka uutisia tarjolle kesän ajankohtaisista jutuista. Näytä heille missä sisällöntuottajien koulutusvideot ym. muuta infoa ja apua tekemiseen.
Näillä pääset varmasti hyvillä mielin kesälomille ja saat palata takaisinkin lomilta ilman isoa osaa avunpyyntöposteja. 😛
