Ilmainen käyttöopas Microsoft 365:seen

Meiltä kysellään edelleen yllättävän usein erilaisia kirjallisia käyttöohjeita 365-palveluihin.

Useimmiten Teamsiin ja OneDriveen ja SharePointin osalta toisinaan myös. Satunnaisesti muihinkin 365-hilavitkuttiimin.

Kysymysten taustalla on ihan inhimilliset ja perustellut syyt:

• Verkkolevyt jää historiaan ja datat pilveen
• Ihmiset eivät osaa
• Osa ihmisistä ei osaa
• Tuli uusia työntekijöitä, he eivät osaa
• Pitäisi jotenkin viestiä, miten Teamsiä käytetään
• Firstline workerit pitäisi saada samalla viestinnän kehälle hallinnon kanssa
• Yritetään päästä irti harmaasta IT:stä
• Asiakkaat vaati yhteisiä Teamsejä
• jne…

Tällaisten opusten laatiminen on haastavaa, eikä hyvällä tahdollakaan lopputulos tule olemaan hyvä. Ainahan sitä voisi ajatella, että juu tehdään vaan kun rahnua tulee. Toisaalta monesti myös asiakkaat odottavat, että teillähän on jo hyvät valmiit pohjat, me tarvittaisiin vain kopsu näistä…

On toki käyttökohteita, missä kirjallisilla käyttöohjeilla on edelleen paikkansa. Tällaisia ovat mm. loppukäyttäjien ohjeet koneiden ja kännyjen pilvipohjaisen hallinnan (Microsoft Endpoint Manager) käyttöönotolle. Tämän skenaarion osalta ollaan menty jo useampi vuosi siten, että asiakkaan SharePointiin tiputetaan ohjeportaali polkumaisena ohjeena videoineen. Tämä toimii erinomaisesti. Muutama muukin teknisempi, Admin-puolen ohjeistus on edelleen ihan relevanttia toimintaa.

Miksi loppukäyttäjien 365-ohjeistukset ei tänä päivänä kirjallisessa muodossa toimi?

Tähän on monta syytä. Tässä niistä keskeisimpiä:

• Pelkästään Teamsin laajuus on niin jäätävä, että ohjeesta tulisi samanlainen järkäle kuin Alastalon Salissa-teoksesta – kukaan ei jaksaisi sitä kahlata läpi
• Ohjeet vanhenee muutamassa kuukaudessa
• Ohjeet kertoo, miten mikäkin nappi toimii – ne ei kuitenkaan kerro, miksi ja miten asia X kannattaisi tehdä
• 365-palveluissa saman asian voi tehdä yleensä monella eri tavalla – on hankala tehdä geneeristä kaikille sopivaa ”yleisohjetta”
• Vaikka 365:nen onkin kaikille organisaatioille sama palvelu, organisaation käyttöskenaariot ovat kuitenkin ainakin osin uniikkeja
• Yleisohjeilla on hankala kertoa vaikka M-Files ja verkkolevy-skenaarioita
• Ekosysteemi on yksinkertaisesti niin laaja, että yksittäisiä asioita lukemalla ei saavuteta riittävää ymmärrystä – tämä näkyy turhautumisena ja turhana Service Desk-kyselyinä
• Kirjallinen ohje on yksinkertaisesti tehoton ratkaisu osaamisvajeen nopeaan korjaamiseen

Miten käyttöopas- ja osaamisvaje asiat sitten saadaan hanskattua?

• Laaditaan organisaation yhteiset pelisäännöt – Tästä ei saisi tulla mitään eeposta
  • Tarvitaan nippu yhdessä päätettyjä asioita, kuten:
  • Teamsin nimeämiskäytännöt, omistajuusasiat, elinkaarimallit
  • Selkeä, TODELLA SELKEÄ malli siitä, mitä dataa operatiivisiin järjestelmiin ja mitä 365:seen
  • Milloin viestitään kanavilla, milloin chatissä ja millaisia vasteaikoja olisi ehkä kohtuullista pyrkiä noudattamaan

• Kun ”pelisäännöt” on läjässä, ne pitää saada iskostettua organisaatioon
  • Tämä taikuus tehdään usein yhdistelemällä pelikirjan opit ja viisaudet koulutuksiin sisään
  • Tämä vaihe ei ole lopulta kovin suuri ponnistus

• Koulutukset
  • Lyhyet noin. 30min koulutukset (Meillä ne kulkee nimeltä Kahvivartit) ovat ylivoimaisesti suosituin meiltä tilattu koulutuspalvelu
  • Lyhyiden koulutusten etuna on pieni osallistumisen vaiva, aika ja paikkariippumattomuus sekä tallenteet niille, jotka ei päässeet osallistumaan
  • Kun koulutustapahtuma on livenä ja kalenteroitu, se tulee helpommin tehtyä kuin – ”luen ohjeen, jahka ehdin”
  • Samalla koulutukissa syntyvä vuorovaikutus hyödyttää kaikkia
  • Meillä on 365-palveluista noin 70kpl erisisältöistä Kahvivarttia – tämä ehkä kertonee sen, että kattavan oppaan laatiminen on vähän hankalaa (jos jokainen sisältö on noin 20min pelkkää puhetta, niin tämä tarkoittaa noin 24 h oppia – vastannee keskipitkää äänikirjaa suurin piirtein)

Otetaan kerran vuoteen yksi koulutuspäivä tai muutama tunti silloin tällöin?

• Ei kannata
  • Info määrä on liian suuri kerralla nieltäväksi
  • Palvelut elää ja muuttuu koko ajan

• Poikkeuksiakin on
  • Live Event, Planner, Breakout Rooms, Outlookin delegoinnit ym.
  • Lähinnä sellaiset, joita käyttää organisaatioista pienempi ryhmä, mutta käyttöä on sitäkin enemmän
  • Ihan sama ja verrattavissa oleva kulma kuin 365-Admin-koulutuksisssa yleensäkin

Jatkuvuus!

• Pilvipalvelut elää ja kehittyy ihan koko ajan
• Joka kuukausi tulee useita uusia juttuja meidän päivittäiseen työkalukokonaisuuteen
• Moni organisaatio on oivaltanut jatkuvuuden koulutusten osalta tärkeäksi – tätä myös osataan arvostaa organisaatioissa
• Jatkuvuutta ylläpidetään monin eri tavoin
  • Osa organisaatioista tikkaa menemään koulutuksia joka viikko, vuodesta toiseen
  • Jotkut hiljentävät tahtia vuoden jälkeen, mutta pitävät yllä viimeisintä tietoa esim. kerran kuussa
  • Osa yhdistelee koulutuksia ja videokirjastoja
  • Osa käyttää tallenteita onboarding-prosesseissa
  • Osa vie Digivalmennukset / videokirjastot LMS-systeemeihinsä
  • Osa odottelee vielä VIVA:n koulutussisältöjä 🙂
• Tapoja on monia, mutta positiivista on kasvanut ymmärrys jatkuvuuden merkityksestä

No se ilmainen lounas? Missä se on? Se on tässä:

• Universaalia 365-käyttöohjetta ei ole – ainakaan sellaista, joka olisi ajan tasalla ja teidän työntekijät jaksaisi sen lukea.
• Hyviä ohjeita on erittäin paljon saatavilla
  • Jopa niinkin läheltä kuin Teamsin vasemman palkin alareunasta:
    
• Muita 365-ohjeita löytyy Vivasta, Linkedin learningistä, YouTubesta jne. – suomeksi vähän heikommin

Niin pöljältä kuin se kuulostaakin, mutta ilmaisia käyttöohjeita katsotaan ja luetaan erittäin heikosti. Inhimillistä tämäkin.

Sen sijaan erinomaisesti toimii ihmisten kalentereihin napsahtavat yhteiset ajat, jossa opitaan yhdessä.

– Tuottavuusloikkaaja Antti Ahola