Uusien työntekijöiden perehdyttäminen Teamsillä
Mikään ei ole ärsyttävämpää, kun tulla uuteen työpaikkaan, pyöritellä eka viikko peukaloita ja saada esihenkilöltä miljoona mailia missä ohjeistetaan talon tavat. Hyvän ensivaikutelman voi tehdä vain kerran.
Tärkeää olisi, että…
- Uusi työntekijä saa kaiken tarvittavan tiedon yhdestä paikkaa.
- Uudelle työntekijälle tulee heti fiilis, että hänet otetaan mukaan kyytiin.
- Aiemmat uudet työntekijät voivat jeesata uudempia uusia työntekijöitä.
- Samaan aikaan eri toimipisteissä olevat uudet työntekijät saavat saman sisääntulokokemuksen.
- Nuoret uudet työntekijät arvostavat ketterää digitaalisuuden hyödyntämistä sisäänotossa.
- Uudet työntekijät pääsevät heti bondaamaan keskenään.
- Avainhenkilöt pystyvät esittäytymään ilman matkustamista.
Tiimi ja sen sisältö on hyvä olla valmiina jo ennen kuin uudet henkilöt aloittavat työssä.
Sisältöä voidaan tietenkin kierrättää myös myöhemmin tulevaisuudessa aloittavien ryhmien kanssa. Mikä onkaan parempaa, että myös hiljattain taloon tulleet voivat jeesata uunituoreita työntekijöitä. Tiimin rakenne ja roolitus kannattaa tehdä niin, että se tukee parhaimmalla tavalla perehtymistä.
Avainhenkilöt esittäytyvät uusille henkilöille. Kanavalle luodaan tätä varten Teams-kokoukset. Kaikki kokouksessa tapahtuvat keskustelut sekä tallenteet tulevat suoraan tiimin kanavalle. Ehkä tiimiin kannattaa kutsua aloittavien työntekijöiden lisäksi heidän esihenkilönsä.
Tiimin kanavalle voidaan luoda perehdytys- ja ohjeistusvideoita varten oma välilehti. Myös kaikki perehdytyksessä tuotetut Online kokousten tallenteet voidaan nostaa yhteen paikkaan. Perehdytysvideot tallennetaan Microsoft Stream -sovellukseen.
Jokaiselle perehdytettävälle voidaan luoda tehtäviä, mitkä heidän pitää suorittaa tullakseen yrityksen täysvaltaiseksi jäseneksi. Nämä tehtävät luodaan Planner-suunnitelmaan. Samaan suunnitelmaan voidaan merkitä myös perehdyttäjien tehtäviä. Visuaalinen näkymä auttaa hahmottamaan perehdytystä.
Kaikki yrityksen käytäntöihin ja perehdytykseen liittyvät dokumentit sijoitetaan tiimin kanavalle ja tarvittaessa tehdään niihin käyttöoikeusmuutoksia. Näihin henkilö voi palata myös myöhemmin.
@-maininnoilla saadaan nopea kommunikaatiokanava uusien työntekijöiden ja perehdyttäjien välillä. Jos ryhmä on iso tai perehdyttäjiä on paljon, voidaan tunnisteilla helpottaa @-mainintoja. Pääasia, että kukaan ei jää haasteidensa kanssa yksin
Pohditaan myös, mitä muita elementtejä uusille työntekijöille halutaan tarjota. Ehkä PowerBI:n kautta yrityksen lukuja. Ehkä osa tiedosta toimii parhaiten OneNoten muistikirjana.
Jos aihe kiinnostaa enemmänkin, kannattaa hypätä mukaan meidän parituntiseen koulutukseen 16.2.2023. Lisätiedot koulutuksesta löydät täältä!
Koulutus antaa konkreettiset eväät siihen miten perehdytys kannattaa Teamsin ja muiden Microsoft 365 -työkalujen avulla hoitaa. Käymme lävitse mahdollisuuksia ja rakennamme yhdessä mallin jota asiakkaat ovat onnistuneesti omissa organisaatioissaan hyödyntäneet. Tärkeää on tietää mitä voi tehdä ja miten, mutta vielä tärkeämpää on valita se miten juuri me asiat teemme.