Uusia tuulia ja SharePointissa jotain yksityistä! 😱
SharePoint Onlinessa yksi perustavanlaatuinen ominaisuus tai vika (riippuen keneltä kysytään), liittyy sivukirjastoon.
Sivukirjasto nimestään poiketen kun pitää sisällään kahta erilaista asiaa, toisin kuin esim. tiedostot tai tapahtumaluettelo. Ensin mainituissa on tiedostoja jonkin sortin rakenteessa ja jälkimmäisessä tapahtumia. Selkeetä.
Sivukirjastossapa on sivujen lisäksi myös uutisia. Teknisesti konepellin alla uutiset ovat siis sivuja ja ne oikeasti erottuvat vain yhden numeroarvon verran sivuista. Sen arvon perusteella SharePoint tietää nostetaanko ”sivu” uutisiin vai ei.
Tuolla numeroarvolla on myös kolmas arvo, luonnos. Käytännössä itse arvot ovat seuraavat:
0 = julkaistu sivu
1 = luonnos, joko sivu tai uutinen
2 = julkaistu uutinen
Tähän on liittynyt aina myös se että käyttäjä, jolla on muokkausoikeudet sivustolle, näkee myös muiden luonnokset. Tämä johtuu käyttöoikeuksista, luonnostilaiset jutut ovat näkyneet kaikille jotka sisältöä voivat tuottaa sivustolle. Julkaistut asiat tietty ovat näkyneet kaikille.
Ainahan tämä ei ole haluttu juttu vaan aina välillä haluttaisiin, että jokin asia on oikeasti vain pienen porukan nähtävissä ennen kuin asiaa intrassa julkaistaisiin.
Yksityisyyttä, kiitos
Tähän on kuitenkin nyt jo tullut tai ihan näillä näppäimillä myös teille uusi ominaisuus käyttöön, sillä uusia uutisia ja sivuja voi alkaa luomaan yksityisessä tilassa, jolloin vain tekijä oletusarvoisesti näkee tehtävän sivun tai uutisen.
Tarvittaessa yksityisen luonnoksen voi jakaa kaverille tai kavereille myös jopa muokattavaksi jos on tarpeen tehdä sitä yhdessä ja julkaista vasta kun on valmista.
Käyttötarkoituksia voisivat olla vaikka joulukalenterin luukut, ensi viikon yllätysruokalista, uuden palvelun sisäinen lanseeraaminen, bonusjärjestelmän parantaminen, uuden toimarin nimitys tai vaikka listautumisuutinen.
Keksit varmasti käyttötarkoituksia lisääkin.
Mistä tietää ovatko yksityiset luonnokset jo tarjolla meidän SharePointissamme?
Helpoin tapa on mennä intraan ja aloittaa uuden sivun tai uutisen teko. Jos ”Luo sivu” -napin vieressä näkyy uusi ruksittava ruutu, you’re golden. Jos ei näy, odota muutama päivä niin saattaapi olla näkyvissä 🙂
Tuon kun ruksii ensin ja luo sitten sivun, ilmestyy luonnostilaisen sivun komentopalkkiin tieto että olet yksityistä luonnosta muokkaamassa + ilmestyy myös uusi jakonappi näkyviin, jolla saa kaverinkin mukaan tekemään. 😊
– Pilvivisu Ari Mäkiö