TOP 5-keinot sössiä Microsoft 365-lisenssi-investointi
Kuten aika moni jo tietääkin niin Microsoft 365 on eräs maailman yleisimmistä ja käytetyimmistä julkinen pilvipalveluista.
Saman sateenvarjon alta löytyy monen näköistä namia sisäiseen ja ulkoiseen viestintään, dokumentin- ja tehtävienhallintaan, tietoturvaan, laitehallintaan ja niin edelleen.
Palvelua on ollut saatavilla eri muodoissa ja erilaisilla sisällöillä jo reilusti yli vuosikymmenen verran ja itsellä on ollut ilo olla seuraamassa 365:n voittoisaa kulkua jo sen alkumetreiltä lähtien.
Microsoft 365:en eritasoisia lisenssipaketteja saa hankittua miltei mistä tahansa, ei välttämättä ihan lähimmästä Alepasta muttei kauaksi mene siitäkään.
Tässä kirjallisessa mestariteoksessani annan teille 5 vinkkiä, millä saatte takuulla varmistettua sen, ettette saa tekemästänne lisenssi-investoinnista haluttuja hyötyjä irti ja pidätte myös henkilöstönne tyytymättömänä.
Otetaan hypoteettiseksi esimerkiksi pitkään alalla toiminut isännöintipalvelu Pentin Perävalotakuu Oy, joka työllistää 50 henkilöä.
Yrityksen toimitusjohtaja Pentti (kuinkas muutenkaan) on päättänyt, että nyt laitetaan putiikin viestintä ja tietoturva kerralla kuntoon.
Samassa hetkessä Perävalotakuun IT-hovitoimittaja ottaa Penttiin yhteyttä ja kertoo, että nyt ois kova Microsoft-lisenssitarjous ja naapurifirman Erkkikin otti just samat.
Tästä intoutuneena Pentti tilaa heiltä 50 kappaletta PK-sektorille suunnattua Microsoftin raskassarjalaista eli Microsoft 365 Business Premium-lisenssiä.
Lisenssit saadaan nopeasti Pentin yrityksen käyttöön ja Pentti saa lisensseistä 12 000 euron vuosilaskun.
Illalla painaessaan päätään tyynyyn Pentti huokaisee tyytyväisenä: nyt on lisenssit hankittu ja firman viestintä- ja tietoturvaratkaisut ovat huomattavasti kilpailijoita edellä.
Eli ei muuta kuin aamulla jatketaan omaa ydintekemistä, nythän meillä on jo nuo lisenssit ja niiden sisältämät palvelut käytössä.
Mutta mitkä olivat ne TOP 5-jutut, jolla Pentti varmisti sen, että tuosta lisensseihin käytetystä rahasta valtaosa valui hukkaan kuin se kuuluisa vesi hanhen selästä.
1. Älä laadi minkäänlaista suunnitelmaa 365-palveluiden roolitukseen:
Pentin mielestä olisi todellista humpuukia käyttää tällaiseen tekemiseen jotain konsultinretkua ja jopa tuhlata siihen arvokasta aikaa & rahaa.
Kyllähän ne sähköpostit, Teamsit, SharePointit, tehtävienhallinnat, Power Platformit ja tietoturvan sekä laitehallinnan komponentit siellä löytävät ajan kanssa omat roolinsa ja paikkansa. Niin ne löysivät myös naapuriyrityksen Erkillä.
Eli älä missään nimessä mieti etukäteen sitä, että miten mikäkin Microsoft 365-palvelu tulisi roolittaa.
Turhaa olisi tietenkin myös käyttää aikaa johonkin M365-hallintamallin luomiseen jostain pelikirjoista ja nimeämiskäytännöistä nyt puhumattakaan.
Meillähän on nyt ne lisenssit ja kaikki on sitä myöten kunnossa pitkälle tulevaisuuteen.
2. Älä missään nimessä luovu mistään vanhasta:
Ennen Pentin suorittamaa lisenssitarjoushaukkailua Perävalotakuu Oy:lla oli käytössä runsaasti muidenkin palveluntarjoajien serviisejä:
Löytyi iki-ihana oma verkkolevy Perävalotakuu Oy:n siivouskomerosta firman ja henkilöstön tiedostoja varten. Annetaan niiden olla siellä, siellähän ne ovat aina olleet, vaikka filuille kyllä löytyisi kotipesät myös SharePointista ja OneDrivesta.
Henkilöstö oli tottunut käyttämään sisäiseen viestintään WhatsAppia ja Slackia. Jatketaan niiden käyttöä kuten tähänkin asti, turha ärsyttää henkilökuntaa millään uudella kuten vaikkapa Teamsilla.
Ja sitten ne aiemmin hankitut tietoturva- ja laitehallintaratkaisut (joista Perävalotakuu tietty vielä maksaa) ovat kanssa tuttuja ja turvallisia, eihän niille kannata nyt mitään tehdä.
Otetaan vaan nää uuden Microsoft 365-palvelut kaiken jo olemassa olevan päälle ja rinnalle, sittenhän meidän porukalla on runsaasti vaihtoehtoisia tapoja hoitaa työnsä.
3. Älä todellakaan ota palveluita hallitusti käyttöön:
Edeltävän vaiheen jälkeen Pentin korviin on alkanut kuulumaan voimistuvaa nurinaa siitä, että meillä on nyt aika paljon kaikkea päällekkäistä teknologiaa eikä kukaan oikein tiedä mitä milläkin pitäisi tehdä.
Yrityksen talous- ja tietohallintojohtaja tulee ehdottamaan Pentille, että mitä jos me kuitenkin mietittäisiin vähän et miten noista lisensseistä saataisiin hyötyjä irti ja tehtäisiin muutama hallittu käyttöönottoprojekti jonkun osaavan kumppanin kanssa.
Pentti miettii, että ei kai niitä palveluita nyt tarvitse käyttöönottaa, meillähän on jo ne lisenssit?
Nythän meillä on tietoturva kunnossa, kun on nuo hienot palvelut tuossa paketissa.
Sieltähän tuli kerralla kuntoon turvasähköpostit, kaksivaiheiset tunnistautumiset, ehdolliset pääsynhallinnat ja päätelaite- & identiteetinsuojaukset kun lisenssit jysähtivät 365-portaaliin.
Porukka voi halutessaan tallennella tiedostojaan kuten haluaa SharePointiin ja OneDriveen ja jakaa niitä sieltä ulos jos ei jaksa avata VPN-yhteyttä sinne jo olemassa olevalle verkkolevylle.
Eikä kai sillä nyt loppupeleissä ole niin hirveästi väliä, vaikka noita käyttöoikeuksia ei ois mietitty tai määritetty ja kai se on ihan ok et kaikki näkee vaikka Perävalotakuun johtoryhmän dokumentit ja muistiot?
Ja kyllähän meillä kaikki osaa noita uusia Teamsin tiimejä perustaa ja nimetä niitä kukin omalla persoonallisella tavallaan.
Mobiililaitteet ja työasematkin tulivat kerralla keskitetyn hallinnan piiriin, kun tuohon meidän rahalla hankkimaan lisenssiin kuuluu tuo Intune.
Mahtavaa on myös se, että tuon lisenssipaketin mukana jokainen arjen sankari voi omatoimisesti edistää iki-ihanaa digitalisaatiota ja kansalaiskoodailla omia kevytsovelluksia firman ympäristöön Power Platformin avulla.
Turhahan näiden käyttöönottoon on käyttää aikaa taikka rahaa, menihän noihin itse lisensseihin jo niin sievoinen summa.
4. Älä ainakaan kouluta omaa henkilöstöäsi:
Talous- ja tietohallintojohtaja sai tahtonsa läpi ja Perävalotakuu Oy:lle laadittiin kumppanin toimesta tekninen tiekartta, jonka avulla Microsoft 365-palveluita lähdetään ottamaan teknisesti käyttöön vaiheittain.
Seuraavan vuoden aikana Perävalotakuu Oy:lla suoritetaan seuraavat projektit:
- Luovutaan WhatsAppista sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä ja se korvataan Teamsilla.
- Verkkolevystä luovutaan ja tarvittavat tiedostot siirretään mietitysti ja hallitusti 365-ekosysteemin oikeisiin lokeroihin.
- Yhteiset datat SharePointiin
- Henkilökohtaiset tiedostot OneDrivee
- Otetaan käyttöön yrityksen sisäisen viestinnän tueksi SharePointiin nojaava viestinnällinen intranet
- Tietoturvaa ja laitehallintaa nykyaikaistetaan käyttöönottamalla:
- Intune-laitehallinta niin mobiileille kuin työasemille
- Conditional Access eli ehdollinen pääsynhallinta turvaamaan jokaisen käyttäjän digitaalista identiteettiä
- Defender for Business laajentamaan perinteisiä päätelaitesuojauksen työkaluja ja metodeita
- Defender for Office 365 suodattamaan haittaohjelmia ja estämään tietojen kalastelua
Siinähän sitä tekemistä piisaakin kumppanille ja Perävalotakuun omalla porukalle, hieno juttu.
Mitenkähän sitten tuon oman henkilöstön kouluttaminen, kun palvelut ja käyttötavat muuttuvat tuumii Pentti?
Noh, varmaan ois hyvä et otettais sellainen yksi 2 tunnin mittainen auditoriokoulutus koko porukalle.
Käydään läpi kaikki uudet palvelut: mitä ne ovat, miksi ne käyttöönotettiin ja mihin & miten niitä tulee käyttää sekä myös mihin ei.
Kyllä se 2 tuntia tähän riittää, annetaan koulutuksen päätteeksi vielä koko porukalle mukaan firman brändi-ilmeen mukainen A4-kokoinen käyttöohje hienosti laminoituna sekä kylkeen vielä firman logolla varustettu juomapullo.
Katellaan niitä koulutusjuttuja sitten seuraavan kerran 3 vuoden päästä, kyllä aikuiset ihmiset pärjäävät itsekseen näiden kanssa ja ainahan voi keskeyttää myös kollegan työpäivän kysyäkseen apua.
Turha tässä on käyttää firman rahaa ja porukan aikaa mihinkään jatkuvaan kouluttautumiseen, turhaa hömpötystä moinen koska nyt näihin teknisiin käyttöönottoihinkin piti taas kaivaa kuvetta.
5. Älä kehitä ympäristöäsi jatkuvasti:
Edeltävän vaiheen jälkeen Perävalotakuun HR- ja viestintäjohtaja sai tahtonsa läpi ja henkilöstön osaamista alettiin kasvattamaan jatkuvan oppimisen mallilla 365-koulutusten muodossa.
Henkilökunnan osaaminen, työtyytyväisyys ja tehokkuus on kasvanut, koska joka päivä ei tarvitse turata tuntitolkulla tiedon etsimiseen tai sovellusten kanssa kamppailemiseen.
Pentti istuu työpöytänsä takana ja on tyytyväinen.
Nyt meillä on oikeat palvelut käytössä, tietoturva toimii ja henkilöstö osaa käyttää valittuja juttuja.
Menihän siinä toki aimo nivaska rahaa lisensseihin, suunnitteluun, käyttöönottoihin ja koulutuksiin, mutta nyt on asiat kunnossa ja bisneskin luistaa ennennäkemättömällä tavalla.
Pentti toteaa mielessään, että nyt projekti voidaan todeta päätetyksi.
Kaikki on nyt reilassa ja vaikka Microsoft nyt siellä taustalla jotain kehittäisikin olemassa oleviin palveluihin liittyen tai jopa julkaisisi jotain uutta niin ei meidän tarvitse niistä välittää.
Nyt on hommat tehty ja keskitytään siihen kuuluisaan omaan ydinliiketoimintaan.
Eihän tässä ole mitään järkeä käyttää enää aikaa ja rahaa vaikkapa muutaman kerran vuodessa olemassa olevien konfiguraatioiden läpikäyntiin ja niiden ajanmukaistamiseen puhumattakaan jostain jatkuvasta neuvonanto- tai koulutuspalvelusta Microsoft 365-palveluihin liittyen.
Koska sieltähän ne kaikki herkut pilvestä tulevat myös Pentille.
Kaikissa edellä esitetyissä kohdissa oli sit aika runsaasti sitä kuuluisaa sarkasmia. 😉
Noita asioita kannattaa ja pitää miettiä. Ja niille pitää myös tehdä jotain. Itsestään ja toivomalla ne eivät tapahdu.
Onneksi maailma on mennyt hurjaa vauhtia eteenpäin tälläkin saralla ja asiakkaista sekä kumppaneista on tullut älyttömän paljon valveutuneempia kuin joskus vaikkapa reilut 5 vuotta sitten.
Perävalotakuun kaltaisia yrityksiä löytyy nykyään enää harvenevissa määrin, mutta siitäkin huolimatta niitä löytyy. Ja aika paljon.
Mutta jos haluat olla kuten Pentti niin toimi juuri kuten hän.
Jos taas haluat poiketa Pentistä niin otapa vaikka meikäläiseen yhteyttä. 😊
– PilviHeppu Tommi Maijanen
