SharePoint Online & sivun jakaminen vaikkei oiskaan oikeuksia
SharePoint Onlinen sivujen jakaminen saa sinällään toivotun ominaisuuden; jakamisruudun kuten tiedostoillakin on.
Tämä mahdollistaa sivun jakamisen joltain sivustolta jollekulle käyttäjälle -ilman-, että käyttäjällä on pääsyä mihinkään muualle sivustolla!
Lue uudestaan, jos mieli meni solmuun, minä odotan.
Tämä tarkoittaa kuitenkin että kaiken tiedon, jota käyttäjälle haluat jakaa, pitää olla sivulla tai sen taakse ladattuna. Erikseen tiedostokirjastoihin tallennetut kuvat ja tiedostot (vaikkakin samalla sivustolla, josta sivu jaetaan) eivät avaudu käyttäjille, jos hänellä ei ole muutenkin pääsyä sivustolle.
Huomioitavaa!
Käyttöoikeuksia voi tämän kirjoitushetkellä jakaa myös käyttäjä, jolla on sivustolle vain muokkausoikeudet. You heard me right. Koko sivustolle käyttöoikeuksia voi myöntää edelleen vain sivuston omistajat.
Sivun jakaminen noudattaa edelleen kuitenkin kaikki sivustolle asetettuja jako-ominaisuuksia eli jos sivusto ei ole avoinna kaikille maailmassa ja/tai siihen on kytketty jotain muita käyttöoikeusvipuja ja asetuksia, sieltä ei voi jakaa jotain jakolinkin kautta ulos vieläkään. Sensitiivinen data on oikein suojattuna siis edelleen suojassa.
Käyttötarkoituksena tämän kaltainen sivujakaminen voisi sopia esimerkiksi jonkin pienen porukan sivuston sivun esittämiseksi jollekulle tarpeen mukaan; huomioitavaa tosiaan on että tällöin mahdolliset sivuun liittyvät kuvat ja tiedostot on pitänyt lisätä sivuun Lataa palvelimeen -napin kautta. Jos tiedostot ovat sivuston tiedostokirjastossa, sinne sivun jakamisella ei saa oikeuksia – loogista, kun hetken miettii.
Tämän voi huomata myös pienen ilmoituksen muodossa jakoruudussa:
Käyttönapit
Käytä ”Jaa sivu” ja ”Kopioi linkki sivulle” -toimintoa kutsuaksesi muita saamaan pääsyn sivulle, joko sisällön lisäämistä varten tai vain tämän sivun lukemiseksi sivustolta. Tämä uusi ominaisuus jakaa linkin, joka mahdollistaa pääsyn vastaanottajalle, jos heillä ei ole sitä jo ennestään.
”Send to email” -vaihtoehdolla voit lähettää sähköpostin, joka sisältää linkin, pienoiskuvan esikatselun, kuvauksen ja valinnaisen viestin yhdelle tai useammalle henkilölle. Tämä mahdollistaa minkä tahansa vastaanottajan, mukaan lukien jakeluryhmät tai -listat, informoimisen tästä sivusta tai uutispostista. Huomaa, että tämä ei ole jakamislinkki ja se toimii vain ihmisille, joilla on jo pääsy sivustolle.
Samalla Jaa-nappi korvaa siis Jaa kohteeseen -napin, joka saattaa vielä teiltä löytyä. Päivitys tulee näkyviin ajallaan joka paikassa. Lisäinfoa löydät täältä: https://support.microsoft.com/en-us/office/create-and-use-modern-pages-on-a-sharepoint-site-b3d46deb-27a6-4b1e-87b8-df851e503dec#bmk_shareyourpage
Mitä voit tehdä nyt?
Kerro kavereille toiminnosta ja ohjaa lukemaan tämä juttu vaikka – tieto auttaa estämään mahdolliset kummallisuudet käyttöoikeuksien kanssa ja mahdollistaa samaan aikaan myös ominaisuuden oikean käytön.
Itse ainakin keksin tälle jo sovelluksia enemmänkin. 😉
