”Tuutteks kouluttaa meille vähän Teamsia? Me haluttais nyt Teamsista heti kaikki hyödyt irti.”
Poikkeuksellisen vuoden takia tällaisia pyyntöjä on nyt enemmän ilmoilla kuin aikoihin. Ja tulemmehan me mielellämme sitä kouluttamaan, mutta ennen kuin koulutetaan olisi tärkeää ymmärtää puolin ja toisin mihin vaivaan lääkettä haetaan.
”Me halutaan nyt nopeesti Teamsista kaikki hyöty irti.”
”Koronasta johtuen tää Teams on tullut vähän niin kuin väkisin meille käyttöön, kun normaalit face to face-kohtaamiset ovat poistuneet.”
”Opettaisitteko meille kolmessa tunnissa kaiken, mitä sillä Teamsilla voidaan tehdä.”
Teams on vaan siinä mielessä hauska nisäkäs modernin työntekemisen keskiössä, että pelkästään sitä käyttämällä ja unohtamalla kaikkien muiden keskeisten 365-työkalujen hyödyntämisen, ei siitä saada täyttä hyötyä irti. Ei koskaan.
Jos lähtötaso Teamsin käytön osalta on se, että kokouksiin osataan liittyä työasemalta, mutta tarvittavat lisälaitteet tehokkaaseen kokoustamiseen puuttuvat eikä viestinnän pelisääntöjä ole sovittu, niin hyppääminen suoraan kouluttautumaan Teamsin edistynyttä käyttöä on sama kuin alkaisi opettamaan monimutkaista vektorilaskentaa, kun kertolaskujen suorittamisessa on vielä haasteita.
Seuraavat asiat olisi syytä miettiä, hahmottaa ja suunnitella etukäteen, jotta koulutuksista saadaan paras mahdollinen lopputulos.
Miten yrityksesi viestii nyt sisäisesti ja ulkoisesti?
Tuotetaanko Exchangea vielä lokaalisti? Sijaitsevatko teidän tiedostonne vielä paikallisilla verkkolevyillä tai vaikkapa Google Drivessa? Mikä on SharePointin rooli tulevaisuudessa, voisiko yrityksen tiedostot siirtää sinne? Entäpäs OneDriven rooli omien tiedostojen kanssa? Miten olisi järkevää hoitaa omien tehtävien ja tiimien yhteisten tehtävien hallintaa, olisiko Plannerista tai ToDo:sta höytyä? Miten Teamsin tiimien elikaari- ja nimeämisasiat tulisi miettiä eli miten tiimit perustetaan ja mistä ne tilataan?
Mitäs sitten, kun se kaikki firmalle tärkeä ja kriittinen data on siellä pilvessä ja porukka käyttää palveluita muualta kuin toimistoverkon palomuurin takaa? Miten nykyaikainen pilvipohjainen tietoturva kannattaa hoitaa ja miten me voidaan suojata meidän digitaaliset identiteetit ja omaisuus?
Näiden asioiden pohdintaan ja suunnitteluun kannattaa käyttää muutama hetki. Se maksaa aivan satavarmasti itsensä takaisin pitkässä juoksussa – eikä edes niin pitkässä.
Kun nämä asiat ovat tiedossa ja mietittynä niin loppukäyttäjien kouluttamisesta ja siitä Teamsista saadaan täysi hyöty irti.
– PilviHeppu Tommi Maijanen
One Comment