Digikuun blogissa tänään:

Teamsin uudet ominaisuudet: Breakout Rooms

Kirjoittaja:

Alkaa olla aika uusien ominaisuuksien saapumiselle ja marraskuun aikana pitäisikin ilmestyä kaikkien saataville odotettu Breakout Rooms eli virtuaaliset kokoushuoneet.

Kyseisestä ominaisuudesta tiedetään vielä suhteellisen vähän, vaikka odotettu julkaisuajankohta onkin jo nurkan takana. Katsellaanpa siis vähän yhdessä, mitä on luvassa.

Breakout Rooms

Virtuaalisten huoneiden luominen järjestäjän näkökulmasta vaatii työasemaversion, joten niitä ei voi ainakaan alussa luoda selaimessa taikka mobiilissa. Eli ominaisuus on täysin yhden henkilön takana ja hänen pitää olla myös kokouksessa paikalla, kun ominaisuutta halutaan käyttää.

Kokouksen asetukset -palkki saa painikkeen Breakout Roomsia varten, josta ominaisuuteen liittyvät asetukset myös löytyvät. Tämän painikkeen näkee ainoastaan kokouksen järjestäjä, eli esittäjät ja osallistujat eivät kyseistä painiketta näe.

Kokouksen järjestäjä voi:

  • Luoda maksimissaan 50 huonetta kyseiselle kokoukselle
  • Siirtyä vapaasti huoneesta toiseen
  • Luoda, siirtää ja poistaa huoneita halutessaan
  • Muokata huoneiden otsikoita
  • Valita siirretäänkö osallistujat huoneeseen pakotetusti vai hyväksynnällä
  • Siirtää osallistujia huoneesta toiseen

Osallistujat voivat:

  • Liittyä Breakout Roomsia hyödyntävään kokoukseen työasemaversiolla, selaimella ja mobiililla
  • Jakaa sisältöä virtuaalihuoneessa
  • Keskustella virtuaalihuoneessa (Keskusteluhistoria on järjestäjän nähtävissä)

Osallistujat eivät voi vaihtaa virtuaalihuonetta itse, vaan järjestäjän pitää tehdä tämä. Osallistujat eivät myöskään pääse takaisin ”pääkokoukseen” ilman, että järjestäjä siirtää heidät sinne.

Kokouksen järjestäjä voi lähettää huoneisiin myös tiedotteita, eli viestejä ilman huoneeseen liittymistä. Tätä ominaisuutta voidaan hyvin hyödyntää esimerkiksi tilanteessa, jossa järjestäjä haluaa kertoa, paljonko aikaa on jäljellä ryhmätyön työstämiseen.

Järjestäjän ajolista, joka hyödyntää uutta ominaisuutta:

  1. Luo kokous käyttämällä Outlookia tai Teamsia.
  2. Liity kokoukseen ajoissa, jos ryhmäytyminen on tarkoitus tehdä kokouksen/koulutuksen alkuvaiheessa.
  3. Luo tarvittava määrä huoneita ja nimeä ne halutulla tavalla.
  4. Avaa huoneet ja määritä henkilöt huoneisiin, joko pakotetusti tai ilmoituksella.
  5. Tarvittaessa lisää huoneita tai poista turhat huoneet.
  6. Tarvittaessa siirrä henkilöitä huoneesta toiseen.
  7. Tarvittaessa lähetä tiedotteita huoneisiin.
  8. Tarvittaessa liity huoneeseen keskusteluun tai ohjaamaan työskentelyä.
  9. Siirrä henkilöt takaisin päähuoneeseen keskustelemaana tuotoksista.

Lopuksi täytyy sanoa, että osa näistä ominaisuuksista voi hyvinkin vielä muuttua ennen julkaisua eikä osa välttämättä näe edes päivänvaloa. Toisaalta myös uusia ominaisuuksia voi tulla niiden tilalle.

Pilvipoika Tommi Eloharju