Talon rakentaminen ja Teamsin jalkauttaminen.
Aiheet tuntuvat sisällöltään kaukaisilta, mutta löytyykö niiden suunnitteluvaiheista jotain yhteistä? Mielestäni löytyy ja hyvin paljonkin.
Eriskummallinen kevät ja kesä ovat tuoneet Teamsin ja sen tehokkaan hyödyntämisen miltei kaikkien organisaatioiden huulille ja pohdintaan – haluttiin sitä tai ei.
Yhä edelleen kuulee paljon pyyntöjä siitä, että me tarvitsemme nyt tarjouksen Teamsin jalkauttamisesta meidän organisaatioon. Hieno homma.
Ostin tuossa taannoin tontin. Aloin miettiä, että mitäs tälle tontille pitäisi tehdä ja mitä kaikkia vaiheita minun pitäisi huomioida. Havaitsin hyvinkin nopeasti, että oma osaamiseni ei tähän riitä vaan tarvitsen ja haluan ulkopuolista apua tähän hankkeeseen. Eli en voi vaan siis ilmoittaa jollekin rakennusliikkeelle tai talotoimittajalle haluavani talon miettimättä mitä siltä haluan ja miten aion sitä käyttää.
Tästä löytyy aika suora analogia tuohon Teamsin hallittuun käyttöönottoon ja sen hallintamalliin organisaation toimialasta tai kokoluokasta huolimatta. Niin kivaa kun se olisikin vain ottaa käyttöön ja jalkauttaa niin en suosittele. Se ei tule onnistumaan optimaalisella tavalla ja rakennusaikaisten virheiden korjaaminen jälkikäteen vie huomattavasti enemmän aikaa ja rahaa kuin huolellisen suunnittelun kautta.
On asioita, joita on syytä miettiä ja hahmotella Teamsin osalta etukäteen, koska yhtä lailla kuin talo on asumisen keskus niin Teams on nykyaikaisen työntekemisen keskus.
Mihin käyttöön te sitä haluatte ja mitä nykyisin käytössä olevaa tapaa sillä on tarkoitus korvata?
Käytetäänkö sitä ainoastaan oman porukan kesken vai pitääkö ”taloon” päästää myös vieraita? Mihin rakennetaan ”talon” varastot eli mikä on SharePointin rooli ja mihin sitä OneDrivea pitäisi käyttää? Miten varmistetaan tietoturvallinen käyttö eli lukitukset ja murtosuojaukset? Miten projektisalkkua pyöritetään tehokkaasti? Entäpä yhteisiä tehtävälistoja, olisiko Plannerista tähän apua? Miten varmistetaan se, että kaikki taloa käyttävät ymmärtävät miksi, miten ja miten ei mikäkin toimii eli mikä on koulutuksen rooli ja oikea tapa tuottaa sitä?
Kysymysten ja vastausten lista on todella pitkä ja äskeisessä oli vain pintaraapaisu siitä.
Mutta ei hätää, näitä asioita ei tarvitse eikä välttämättä kannatakaan miettiä yksin. Suomesta löytyy valtavasti hyviä kumppaneita, jotka auttavat sinua näiden kysymysten pohdinnassa enemmän kuin mielellään.
Niin kuin joku myös tulevaisuudessa minua tuon tontti- ja taloprojektini kanssa.
– Pilviheppu Tommi Maijanen
