Sharepoint-ohje: dokumenttien vertailu
Sharepointin versiohistoria on yksi hienoimmista ominaisuuksista pellin alla ja sitä on helppo käyttää automaattisena varmuuskopiointina. Oletusasetuksilla säilytetään 500 versiota dokumentista, joten tietojen palauttaminen on helppoa, jos kävisi jokin käpy.
Joskus vastaan tuleekin tilanne, jossa vaikka jotain ohjeistusta on päivitetty vuosien saatossa ja sitten se kuuluisa ”joku” tulee sanomaan, miksei asia enää ole niin kuin se ennen oli – ”sitä kysyttiin ennen siinä lomakkeessa!”
Heti niskakarvat nousevat pystyyn ja epäilys kalvaa mieltä: ”oliko se niin?!??”
To the batcave! …eiku siis versiohistoriaa koluamaan!
Versiohistoria
Suuntaa tiedostokirjastoon etsimään kyseistä dokkaria (toivottavasti käytätte tiedostokirjastoja, ettekä salli tiedostojen hukkua sivustoresursseihin…) ja paikallista sen perästä kolme pistettä, nuo kynäikonin lisäksi MS:n toiset tärkeät nutikat SPO:ssa.
Sen takaa aukeaa valikko, jossa olisi houkuttelevasti myös versiohistoria. Vilkaistaanpa miltä se näyttää vertailun kannalta:
Vertaile näistä nyt sitten, mitä niissä lukee ja mitä eroja dokkareiden välillä on (ja joo, tein esimerkkitiedoston mutta kuvittele, että päivämäärien välissä voi olla monia päiviä tai jopa kuukausia 😉
Me haluamme nähdä kerralla, mitä siinä yhdessä versioissa on voinut lukea verrattuna nykyiseen julkaistuun versioon.
kokeillaanpa uudestaan
Sama valikko, mutta eri kohta:
Avataan tässä tapauksessa Word-filu sovellukseen (Online-versiossa ei ole kaivattua ominaisuutta, joten tarvitset lisenssin, jossa työpöytäsovelluksien käyttö on mukana).
Ensimmäisenä avautuu tietty se viimeisin versio, jota haluamme verrata. Suuntaa Wordissa Tarkista-välilehdelle ja koska avasimme tämän sieltä Sharepointista, kohdassa Vertaa > Tietty versio päästääkin käpistelemään Sharepointissa julki olleita versioita:
Kun siitä klikkaat, saat ensin valintaruudun, josta valita mitä haluat verrata:
Vertailua
Valitse haluamasi versio ja klikkaa ”Vertaa”. Aukeaa hieno sarja ikkunoita, joissa voi sitten vertailla mikä on muuttunut ja täsmääkö ”sen jonkun työntekijän” väite. Katsotaanpa!
Ja kyllä, siellä on ollut ennen maininta jostain ihan ihmeellisestä kummin kaiman koiran nimestä – se ”joku” oli sittenkin oikeassa! Joskus näinkin päin, ei siis aiheuta toimenpiteitä. Sitten ei muuta kuin lisää kahvia tai valitsemaansa piristettä.
– Pilvivisu Ari Mäkiö
