Tiimien tehtävienhallinta kuntoon: Mistä lähteä liikkeelle
Tietotyö näyttää muuttavan työn tekemistä useimpien osalta enemmän tiimipainoitteiseksi ja yhdessä tehtäväksi. Käsi pystyyn kuka voisi tehdä töitä täysin itsenäisesti suljetusta tilasta ja tulla vaikka puolen vuoden päästä valmiiden tuotosten kanssa ulos. Tätä kysyn toisinaan koulutuksissa, vähän nousee käsiä.
Tietotyö on luonteeltaan myös käsittellisempää ja jatkuvampaa kuin perinteinen suorittava työ. Harvemmin saat hypistellä käsilläsi työn tuloksia ja täysin irroittautua työstä, kun kello lyö neljä.
Työkaveritkin ovat usein muualla kuin huutoetäisyyden tai yhteisen neukkarin päässä. Joku on etänä, toinen toisella paikkakunnalla ja kolmas ei edes samassa firmassa.
Kun työn tekeminen muuttuu enemmän toisesta riippuvaiseksi, tehtävienhallinta kannattaa ottaa koko tiimin asiaksi. Keskustelkaa siitä miten haluatte tiiminä, että tehtävänne tulee tehdyksi. Ohessa muutama vinkki ja huomio tähän.
Tiimityötä
Microsoftin tarinassa tehtävät liittyvät kiinteästi tiimityöhön. Keskiössä ovat Planner ja To-Do (Myös Outlook, Teams ja OneNote). Planner on tullut ehkä monille tutummaksi määrämuotoisessa tekemisessä. Siis niin, että käsillä on joku kokonaisuus mikä sisältää X kpl tehtäviä ja kun tehtävät on suoritettu, kokonaisuus on valmis. To-Do on tarkoitettu omien tehtävien hallintaan.
Planneria voidaan käyttää hyvin myös jatkuvassa tekemisessä. Niin, että uusia tehtäviä tulee viikottain ja vanhoja poistuu. Voisiko tiimin viikkopalaverit pohjautua Planner suunnitelman läpikäymiseen? Olisi selkeä rakenne mitä asioita käydään läpi ja kaikki ylimääräinen jäisi pois. Jokainen pääsee vuorollaan kertomaan omista tehtävistään. Näkyväksi tehdyt tiimin tehtävät mahdollistavat paremmin ja nopeammin asioihin puuttumisen. Siitä, minkä näemme, on helpompi puhua. Ja Wittgenstein sanoi, että se mistä ei voida, siitä täytyy vaieta.
Me ihmiset olemme sosiaalinen laji ja tätä kannattaa käyttää hyväksi. Sosiaalinen pakko on hyvä motivoija. Harva jaksaa viikosta toiseen selitellä omia myöhästyneitä tehtäviään. Deadlinen paukkumisesta punaisella huutavat tehtävät kesyttävät usein vähän paatuneemman sluibaajan. Plannerilla tehtäviä voidaan palastella pienempiin osiin, tarkistusluettelolla. Omat tiimin tehtävät voidaan myös kopioida osaksi henkilökohtaista tehtävienhallintaa To-Do:lla. Näin tiimin (tai projektin) tehtävät eivät ole mitenkään erillään omista tehtävistä. (Ajatus tehtävien valumisesta monesta lähteestä ja itse hallinta yhdestä paikkaa, To-Do:sta)
Viikottainen yhteinen tehtävien status kannattaa pitää napakkana. Jokainen valmistautuu omaan juttuun jo ennakkoon, niin yhteistä aikaa ei tarvitse tuhlata turhaan selittelyyn. Status on todennäköisesti myös viikon ainoa hetki missä koko tiimi on samaan aikaan linjoilla. Etätyöt eivät ole vähentäneet meidän tarvetta sosiaalisuuteen, päinvastoin. Käyttäkää tämä mahdollisuus hyväksi.
Tärkeimpänä työkaluna aivot
Tietotyöläisen tärkein työkalu ovat aivot. Ne kannattaa valjastaa siihen, mihin ne parhaiten toimivat. Ja viikottaisten tehtävien muistelu EI ole yksi niistä. Toki aivojen kapasiteetti yltää siihen, että toistelet jatkuvasti mielessä, että huomenna soitetaan asiakkaalle ja ylihuomenna muistetaan laittaa tarjous. Paitsi, että todennäköisesti unohdat silti. Joka tapauksessa kaikki tulevaisuudessa tapahtuvat tehtävät kannattaa kirjoittaa ulos päästä, yhteiseen Planneriin (tai tiimin ulkopuoliset asiat To-Do:hon), ja vapauttaa näin työmuistiasi tärkeimpiin tehtäviin. Mielesi kiittää kun pystyt paremmin keskittymään käsillä oleviin asioihin ja samaan aikaan tehostat tehtäviesi suorittamista. Pomosi perjantai-iltapäivän puhelutkaan eivät tunnu niin kuumottavilta.
Uberaivohellijä jatkaa vielä tästä ottamalla käyttöön digitaalisen muistikirjan, mihin kirjaa hyvin jäsennellysti KAIKKI tärkeät asiat. Ja näin edelleen parantaa omien aivojen toimintaa.
Digitaalinen tiimien tehtävienhallinta mahdollistaa hyvän joustavuuden ja näkymien muokattavuuden. Ehkä sinä haluat tarkastella tiiminne tehtäviä vaikka määräpäivän mukaan ja pomosi vaikka prioriteettien mukaan. Kukin tiimin jäsen katsokoon juuri siitä näkymästä mikä palvelee siinä hetkessä. Tehtäviä voidaan ryhmitellä, suodattaa tai tarkastella eri näkymien kautta. Ehkä tiiminne on jakanut vielä Planner suunnitelman vaikka HR:n tai Ison Johtajan kanssa. Tehkää se mikä toimii teillä. Ja pääasia, että aloitatte jollain tavalla. Tapaa ja käytäntöä kyllä voidaan muokata myöhemmin jos todetaan, ettei alkuperäisajatus enää toiminutkaan.
Ja jos tarvitsette käynnistysapua tehtävienhallintarutiiniin, niin Digikuun Digibaristat ja Digituottavuusloikkaajat auttavat.
– Pilvimaalari / Mr. Chili Teemu Ahlström
