Koulutukset
Tiimin tehtävienhallinta kuntoon Plannerilla ja To-Do:lla
Tämän koulutuksen jälkeen osaat rakentaa tiimillesi tehokkaita tehtävienhallintasuunnitelmia. Tämäkin koulutus toteutetaan tuttuun tapaan Digikuun 100% tyytyväisyystakuulla.
Planner on oma sovelluksensa, mutta luontevimmin se toimii osana Teamsin tiimiä.
Rakenamme siis suunnitelman sinne. Toki Planneria voi käyttää myös ”itsenäisesti” sovelluksen kautta.
Keskeisin pointti Plannerissa on, että kaikki henkilöt näkevät (eikä ainoastaan näe vaan myös tarvittaessa muokkaa) reaaliaikaisesti yhdessä tehtävän asian tilannekuvan ja kenenkään ei tarvitse hillota tätä tietoa päähänsä.
Hyvä tehtävä on informatiivinen ja selkeä.
Kuka tekee, mitä tekee ja milloin tekee. Sen lisäksi tehtäväkorttiin voidaan liittää, vaikka liitteitä ja tarkistuslistoja.
Planner on pohjimmiltaan digitaalinen Kanban -taulu. Ja digitaalisuus mahdollistaa tehtäväkorttien järjestelyn erittäin monella tapaa ryhmittelyperusteiden, suodatusten sekä näkymien kautta. Nämä järjestelyt näkyvät näin vain sinulle. Jokainen tiimiläinen voi järjestää tehtävät juuri niin kuin haluavat.
Kommunikaatio on tärkeää Plannerinkin kanssa.
Ehkä teillä viikkopalaverissa seurataan suunnitelman etenemistä, ehkä teidän tiimissänne keskustellaan suunnitelmasta välilehtikeskustelun kautta. Kummatkin ovat loistavia tapoja pitää katse pallossa.
To-Do on Microsoft 365:n tehtävienhallintasovellus. Lähtöajatus on, että kaikki sinun tehtäväsi on merkattu yhteen paikkaan ja aikataulutettu. Tehtäviä To-Do:hun sinulle voi tulla monesta paikkaa Planner mukaan luettuna. Tämä auttaa toteuttamaan tehokasta tehtävienhallintaa.
Tiimin tehtävienhallinta kuntoon Plannerilla ja To-Do:lla
Kenelle?
Tiimeille viikkorutiineihin
Projektitiimeille tilannekuvaksi
Myyjille
Tiimeille tilaisuuksien suunnitteluun
Tukipalveluille tiketöintijärjestelmäksi
Kaikille Teamsin käyttäjille yhteystyön parantamiseksi
Mitä?
Uuden suunnitelman luonti
Rakenteen hahmottaminen
Tehtäväkorttien rakentaminen
Ryhmittelyperusteet ja niiden sielunmaisema
Tehtävät sopiviin säilöihin
Suodattamalla olennainen esille
Kukin katsokoon Planner suunnitelmaa halutusta näkymästä
Viestittely Planner suunnitelmasta tiimin kanavalla
Kaikki sinun Planner -suunnitelmasi yhdessä paikkaa
Plannerin sinulle määritetyt tehtävät osana tehtävänhallintarutiiniasi To-Do:lla
Miksi?
Koska kukaan ei jaksa sitä, että osa porukasta ei tiedä mitä ollaan tekemässä.
Jokainen tiimiläinen voi tarkastella Planner -suunnitelmaa reaaliaikaisesti erilaisilla näkymillä, ryhmitellyillä ja suodatuksilla. Tiimiläiset voivat valita haluavatko katsoa tehtäviä visuaalisemmasta vai listamaisemmasta näkymästä.
Plannerin selitteiden ja säilöjen avulla voidaan suunnitelmaa lohkoa helpommin hahmotettaviin osiin.
Tiimin tehtävät kannattaa olla kaikkien osalta yhdessä paikkaa, kaikkien näkyvillä. Vapautunut muistikapasiteetti kannattaa käyttää itse työhön, ei tehtävien pitämiseen mielessä.
Plannerin tehtävät voivat olla osa tiimiläisen tehtävien hallintarutiinia. Jotkut operoivat tehtäviään mobiilisti ja se on toimiva tapa.
Plannerin suunnitelmasta voidaan keskustella tiimin kanavalla. Ääntä sinne kentälle, niin kuin lätkävalmentajat huutavat.
