Dokumenttiarkisto M365:lla
Tiedostojen hillonta – tuo ikuisuusaihe, mutta tärkeä sellainen. Miten pitää tallessa JA löydettävissä ne tiedostot, jotka joko täytyy pitää varmassa tallessa (jopa jonkin lain vuoksi) tai tiedetään niiden olevan bisnekselle niin tärkeää, että tieto pitää pysyä ulottuvilla?
No, miten pääsee alkuun asian kanssa?
Ihan ensimmäisenä pitää tunnistaa, missä tiedostot ovat – Teamsissä, käyttäjien omissa OneDriveissa, intrassa, SharePointissa yleisesti vai jossain aivan muualla.
Miten pääsee alkuun asian kanssa? Tarvitaan ihminen, tietokone (tai muutama, kuten kuvassa on) ja keskittynyt ilme. Siitä se arkistointi lähtee
Toisena pitää tunnistaa, mitkä ovat arkistoitavia tiedostoja ja miksi – kaiken voi tietty arkistoida, mutta onko se järkevää? Ei.
Haittaako se jotain, jos joku käyttäjä ei ole varma, pitääkö jokin arkistoida ja arkistoi sen? Ei (nyrkkisääntönä voi pitää, että jos joutuu miettimään, onko jokin arkistoitavan arvoinen niin se yleensä on).
On kuitenkin hyvä luoda jokin julkinen ajatus omille käyttäjille siitä, mikä on arkistoitavaa ja miksi. Nämä tiedostot olisi siten syytä saada helposti talteen ja vielä löytääkin se myöhemmin, jos ja kun sitä tietoa taas tarvitaan.
Kolmantena pitää päättää missä tieto halutaan pitää tallessa. Ennen vanhaan siellä kellarissa olisi ollut arkistokyltillä varustettu huone, jossa dokumentit olivat printattuina mapeissa järjestyksessä jonkin logiikan mukaan. Pölyä riitti, varsinkin ennen kuin kesätyöläiset passitettiin siivoamaan sitä.
Äskeisestä lauseesta ainoa sana, joka otetaan käyttöön modernissa arkistossa, on logiikka. Sitä tarvitaan, kun päätetään ensin se paikka, jonne arkistoidaan ja mitä lisätietoa sinne arkistoitaessa halutaan laittaa tiedostojen mukaan. Kuvittele mielessäsi mappien selkämyksissä olevat tiedot, joiden perusteella saatoit osata ottaa hyllystä juuri oikean mapin.
Tässä jutussa paikka on tietysti moderni SharePoint ja lisätieto on metadataa eli tietoa tiedosta.
Koska tärkeä tieto syntyy työn ohessa ja yhä useammin ja useammin asuu Teamsissä, joko joitain versioita tai syntyneitä valmiita dokkareita halutaan arkistoida, oma, erillinen paikka päivittäisestä työstä on yleensä hyvä tapa lähestyä asiaa. Se on myös käyttäjille selkeää, jos löytyy Arkisto-niminen paikka (suosin myös Jemmaa, Piiloa tai Hukkaa ;), jonne asiat voi laittaa talteen ja josta metatiedolla asioiden löytäminen tarpeen mukaan on myös mahdollisimman helppoa.
Tällä tavalla pääset hyvään alkuun arkiston suunnittelussa, oli kyseessä sitten piironki- tai holvi-kokoluokan sellainen. Seuraavassa jaksossa katsotaan, miten tieto pidetään löydettävänä ja miten se pysyy Jemmassa.
– Pilvivisu Ari Mäkiö
