Teams ok – mutta kehitys ei kehity

Perusasiat sujuu Teamsissä, mutta ei tämä vielä oikein työnteon keskiöltä näytä. Eikö tästä Teamsistä tullutkaan sitä viimeiset 20 vuotta peräänkuulutettua ”virtuaalista työpöytää”? Kuulostaako tutulta?

Aika moni organisaatio tuntuu olevan jonkinasteisessa ”Teams-jumissa”, mistä eteenpäin pääseminen ei meinaa oikein omin voimin onnistua.

Kokoustamiseen ja chatin käyttöön päästiin helposti, nämä asiat oli jo opittu Skypen, Lyncin ja jopa OCS:n kautta. Seuraava askel onkin vähän haastavampi. Haastavampi se on siksi, että nyt joudutaan muuttamaan totuttuja tapoja.

Suomi on sen verran Microsoft maa, että voitaneen tehdä seuraavanlainen yleistys: ”Teams survoo itsensä meidän digitaalisen työpäivämme keskiöön, haluttiin me sitä tai emme”.

Pilvimaailma on opettanut vuosien varrella kohtalaisen hyvin, että on helpompi pysytellä mukana kehityksessä kuin haroa vastaan. Sama analogia on tietty Teamsin osalta.

Tässä on muutamia täkyjä mitä kannattaa alkaa miettiä ja toteuttaa, jotta jumit saadaan hierottua pois:

• Kriittinen pohdinta: milloin viimeksi me ollaan tarkasteltu omia toimintatapoja? Voisimmeko olla tehokkaampia ihan viestinnän perusasioissa?
• Sähköiset muistiinpanot ja tiimimuistiot: eletään vuotta 2021 – meidän pitää pystyä löytämään muistiinpanot aina ja heti, sekä niiden pitää olla jaettavissa koko ajan
• Onko meillä sähköpostitulva: Yleensä noin 50 % meilistä on sisäistä. Tämä on huono ja tehoton tapa viestiä!
• Yksinkertaistetaan mahdollisimman paljon – jos ei tuoda dokkareita 365-ekosysteemiin, niin ikävä tosiasia on se, että hyppy parempaan jää tekemättä
• Voisiko asiakastyö (b2b) ja sidosryhmätyöskentely olla sujuvampaa, jos oltaisiin yhteisissä työtiloissa?
• Mietitään pelisäännöt kuntoon, jos ja kun se on vielä mahdollista – jos ajettiin jo metsään, pyydetään apua
• Nyt ne Whatsapit ja muut ylimääräiset säksättimet mäkeen. Työasiat ovat työasioita ja vapaa-aika on vapaa-aikaa. Sotkemalla ”siviilityökalut” työkäyttöön, sotket samalla henkilöstösi vapaa-ajan ja bonuksena menetät kontrollin dataasi täysin. Kysyppä joskus asiakkaaltasi, onko sille ok, että heihin kohdistuvaa viestintää käydään Whatsapissa. Etkö? Miksi?

Edellä mainitut asiat kondiksessa jo! Mahtia! Sitten voit jäädä odottelemaan seuraavaa eeposta, joka pärähtää pihalle 10.5. Aiheena silloin:

Teams on jo tehokäytössä. Filut, muistiot, asiakkaat ja kumppanit pörrää jo Teamsissä. Vielä olisi jotain otettavissa?

– Tuottavuusloikkaaja Antti Ahola