Digikuun blogissa tänään:

Onnistuuko Intranetin tekeminen oikeasti kolmessa tunnissa?

Kirjoittaja:

Lyhyesti: Kyllä, teknisesti mutta ei sisällöntuotannollisesti.

Vähän pidemmin:

Intranetin tekeminen on syytä aloittaa sen pohtimisella ”Mitä meidän on tarkoitus tällä tehdä?”. Intranetin tekeminen vain Intranetin takia on sulaa hulluutta, eikä johda yleensä parempiin työtapoihin tai vastaa niihin viestinnällisiin haasteisiin, joita kuviteltiin olevan ratkaistavana.

Ihan ensimmäiseksi on oman organisaation syytä kirkastaa joko itsenäisesti tai autettuna se, mitä ollaan ja tekemässä ja miksi. Pohtiminen on täyttä työtä ja vie yleensä yllättävän paljon aikaa. Ideoista, toiveista ja vaatimuksista pitää saada rakennettua yksi yhteinen näkemys, jotta uudenkarhea moderni Intranet voi täyttää kaikki siihen ladatut odotukset. Hyvin usein hienosti suoritetun suunnittelun lopputulemana lähtöajatus muuttuu, välillä jopa paljon ja voi parhaaksi vaihtoehdoksi osoittautua se, että Intranettia ei lainkaan tarvita. Turha tehdä sellaista, joka ei ratkaise yhtäkään niistä haasteista, joita sen oli ajateltu.

Haasteiden tunnistaminen on äärimmäisen tärkeää. Mitkä meillä on haastavaa ja miten me ajatellaan Intranetin ne ratkaisevan. Vasta näiden tunnistamisen jälkeen voidaan lähteä pohtimaan tarkemmin sitä, millainen Intranet juuri meille olisi hyvä. Samalla tulee pohtia, millaisia muutoksia yrityksemme toimintatavat ja prosessit tarvitsevat, jotta voimme hyödyntää uutta intraa. Matka kohti fiksumpaa ja uudenlaista tekemistä onnistuu hyvin harvoin ilman muutoksia tapaamme toimia.

Teknisten rakenteiden, sisällöntuotannon ja muun niihin liittyvän aika on vasta kun kokonaiskuva on kirkastettu. Tekninen osuus on kliksuttelukehittämällä tehdyissä Intranteissa se helpoin ja se onnistuu hyvinkin nopeasti (alle 3 tunnissa). Kaikki mitä tapahtuu sen ympärillä tai sen jälkeen on sitä, mikä oikeasti vie aikaa ja johon sitä aikaa on syytä myös varata. Liian usein haluttaisiin keskittyä teknisiin ja ulkoasullisiin juttuihin (koska ne on helpoin hahmottaa) sen sijasta, että oikeasti mietittäisiin mitä ollaan tekemässä.

Värien, visuaalisen ilmeen ja muun siihen liittyvä aika on vasta sen jälkeen, kun meillä on ”iso kuva” kunnossa.

Aikaa menee myös paljon sisällöntuotantoon. On totta, että fiksulla tekemisellä (mallipohjat yms.) sisällöntuotantoa voidaan helpottaa, mutta silti se on yksi merkittävästi aikaa vaativista toimenpiteistä koko Intranetin rakentamisessa. Liian usein halutaan tuoda tieto tiedostoina jostakin vanhasta vermeestä (esim. verkkolevyiltä) ja ajatellaan että tällä päästään helpommalla. Fakta on kuitenkin se, että jos emme ole halukkaita muuttamaan tapaa, jolla sisältö tuotetaan ja esitetään, emme voi myöskään odottaa merkittävää muutosta ja hyötyä uudesta intranetista. Käyttäjien haasteet ja negatiiviset kokemukset harvoin ratkeavat pelkällä teknologian vaihdolla.

Olemassa oleva sisältö tulisi räjäyttää kokonaan uusiksi ja lähteä miettimään asioita ihan uudesta suunnasta. Tiedostokeskeisyys on sellainen, josta kannattaa nykypäivänä mahdollisuuksien mukaan luopua, ja siirtyä malliin, jossa sisältö tuotetaan visuaalisesti selkeässä ja houkuttelevassa paketissa suoraan SharePointin sisällä. On totta, että tällainen muutos vaatii aikaa ja vaivaa, varsinkin kun sisällöntuotannon ulkoistaminen on käytännössä mahdotonta, mutta lopputuloksena (käyttäjäpalautteetkin tämän vahvistavat) on aina ratkaisu, joka tarjoaa huomattavasti paremman käyttäjäkokemuksen.

Moni organisaatio aliarvioi sisällöntuotannon vaatiman ajan. Moni myös kokee, että sitä aikaa ei oikein olisi mutta silti tavoitteet ovat korkealla. Olisikin hyvä muistaa, että lopputulos on juuri sellainen kuin sen luomiseen on käytetty aikaa. Kiirehtimällä hyvin harvoin päästään haluttuun lopputulokseen. 😊

Intranetin luominen ei myöskään pelkästään riitä, vaan aina olisi myös hyvä uhrata vähän aikaa sen jalkautuksen pohtimiseen ja siihen, miten se juurrutetaan osaksi tapaamme työskennellä. Kenen vastuulla on jatkossa sisällön ajantasaisuus ja kuka pitää huolen, että Intranet kehittyy organisaatiomme mukana.

Jalkautuksen yhteydessä on myös erittäin tärkeää pyrkiä luopumaan vanhasta. Ei ole mitään järkeä luoda uutta ja sitten jättää ”varmuudeksi” asiat myös tarjolle vanhoihin vermeisiin. Tämä johtaa vääjäämättä tilanteeseen, jossa kukaan ei enää tiedä missä mikäkin tieto on ja mistä se ajantasaisin löytyy. Kun tehdään uutta, luovutaan vanhasta! 😊

Lanseeraukseen on olemassa monia erinomaisia keinoja, joilla ihmisten mielenkiinto saadaan heräämään ja joilla ihmiset saadaan mukaan muutokseen. Kannattaa siis aina pohtia, miten meidän tulisi tämä henkilökunnalle lanseerata eli ottaa käyttöön. Yksi sähköposti koko firmalle on hyvin harvoin se paras tapa esitellä yhtäkään muutosta ja kuvitella että se riittäisi. Moni erinomainen Intranet on jäänyt käyttämättä, koska sen roolitus ja jalkautus on unohdettu kokonaan tai se on tehty huonosti.

Modernin Intranetin rakentaminen on kaikkea muuta kuin tekniikkaa. Intranetin peruspalikat ja vinkit rakentamiseen pystyy helposti käymään lävitse 3 tunnissa, jonka jälkeen olisi teknisesti mahdollista rakentaa jo mainio pohja Intranetille. Varsinaisen Intranetin rakentaminen (timanttinen sisältö) ei kuitenkaan kolmessa tunnissa kovinkaan monessa paikassa onnistu.

Hosumalla on tässäkin hommassa vaikea saada paras vaihtoehto aikaiseksi. Kannattaa siis varata riittävästi aikaa suunnitteluun ja sisällöntuotantoon, teknisesti homma saadaan toimimaan hyvinkin nopeasti. 😊

Pilvikamu Ville Kankare