Hyviä kysymyksiä Microsoft 365 käyttöönottoon
Kuka organisaatiossa omistaa Microsoft 365:den? Kysymys, joka saa asiakkaat toisinaan raapimaan päätään. Useimmiten vastaukseksi saa tietohallinnon. Se on hyvin ymmärrettävää, onhan palvelu Microsoftin ja luonteeltaan tietotekninen. Siihen liittyy niin identiteetit, data, sovellukset kuin laitteet. Kaikki IT:n heiniä. Palvelu on suoraa jatkumoa palvelimille, käyttöjärjestelmä- ja Office -lisensseille. Toisaalta ihmisten osaaminen, työskentelytavat ja etätyökysymykset kuuluvat HR:lle. Kuinka usein HR omistaa Office365:n? Harvemmin. Mikä rooli viestinnällä tai itse liiketoiminnalla on palveluun, joka vuosi vuodelta näyttelee isompaa roolia organisaatiossa.
Jos Tietohallinto omistaa Microsoft 365:n, niin heille luontevia kysymyksiä ja maaleja ovat mm. palveluiden tekninen toimivuus, tietoliikenneyhteyskapasiteetin riittäminen ja käyttäjien tietokoneiden sopivuus. Microsoft 365:ssä on kuitenkin kysymys paljon muustakin kuin teknisistä asioista. Kun puhutaan työtapojen murroksesta, puhutaan sidosryhmätyöskentelystä, organisaation viestintästrategiasta, ryhmätyötaidoista ja avoimesta tiedonjaosta, tietohallinto voi olla täysin väärä osoite. Ei heitä mittaroida työntekemisen kulttuurin muutokseen liittyvissä asioissa.
Nykyisillä organisaatiorakenteilla optimi Microsoft 365:n omistajuus olisi yhteisomistajuus Tietohallinnon, HR:n, Viestinnän ja Liiketoiminnan kanssa. Se tarkoittaa useita eri henkilöitä ja näin saataisiin varmistettua, että kaikki oleelliset osapuolet ovat mukana. Jokainen löytää oman vastuualueensa ja tärkeää on, että ryhmä kommunikoi koko ajan tekemisistään. Tietohallinnon ei tarvitse vastata asioista, jotka selkeästi eivät heille kuulu, HR saa tulitukea IT:ltä ja Liiketoiminta sitoutetaan mukaan. Viestintä piirtää selkeä kuvaa mitä, miksi ja milloin. Tulevaisuudessa ehkä työtapojen kehittäminen kuuluu yhdelle henkilölle, joka voisi toimia erillään perinteisistä lohkoista. (Siinä jollekin työnhakijalle hyvä vinkki)
Minkä ongelman Microsoft 365 ratkaisee?
Seuraava kysymys asiakkaalle kuuluukin, että minkä nykyisen ongelman Microsoft 365 ratkaisee tai miltä teidän työpäivänne näyttää silloin, kun Microsoft 365 tekee kaiken sen minkä haluatte sen tekevän? Usein päänraapiminen jatkuu. Jos yllä oleviin kysymyksiin asiakas osaa vastata suoraan silmiin katsoen, niin tiedän juttelevani oikean tahon kanssa.
Ei varmasti ole yhtä oikeaa asiaa mitä Microsoft 365:lla on alun perin lähetty tavoittelemaan. Asia riippuu myös omistajatahosta. Tietohallinnolla voi olla syynä, vaikka kustannussäästöt, ajanhermoilla olevat härpäkkeet tai verkkolevyjen alasajo. Usein Microsoft 365:lla halutaan päästä sähköpostista eroon, saada avoimempaa työkulttuuria tai mahdollistaa parempi etätyö. Mikä ikinä teidän motiivinne palvelun ostolle onkaan ollut, kannattaa miettiä miten se kommunikoidaan organisaatiolle. Viesti kannattaa kohdistaa aina oikealle kohderyhmälle. Loppukäyttäjiä harvemmin innostaa kuulla kustannussäästöistä tai asioiden tehostamista. Talousjohtajaa kannattaa puhutella eri tavalla kuin Projektipäällikköä. Parhaimmillaan onnistuneella viestinnällä saadaan organisaatiossa innostunut vastaanotto. Ihmisiä kiinnostaa tietää mikä muuttuu, miten se vaikuttaa minuun, milloin muutos tapahtuu ja sitten kun kuitenkaan hommat ei mene kuin Strömsössä, niin keneltä saan apua.
Kun taustat, motiivit ja tahtotilat ovat selvitetty, alkaa ihmisten kouluttaminen. Erilaiset ihmiset oppivat eri tyylillä ja eri tahtiin. Tarjotkaa erilaisia vaihtoehtoja. Hyväksi havaittu keino on venyttää koulutusta pidemmälle ajalle ja kerralla lyhyitä sessioita. Näin ihmisiä ei kuormiteta kerralla liikaa ja pidempi koulutusjakso pitää aihetta yllä. Kouluttajana rohkaisen ihmisiä kokeilemaan ja keskustelemaan uusista tavoista. Microsoft 365 päivittyy jatkuvasti ja uusien tuotteiden sekä ominaisuuksien myötä jatkuville koulutuksille on tilausta.
Mikä ikinä teidän tahtotilanne Microsoft 365:n suhteen on, matkaa kannattaa tehdä systemaattisesti. Suurin haaste Microsoft 365:n käyttöönotossa on ihmisten käyttäytymisen muutos. Tässä matkassa kannattaa olla määrätietoinen ja kärsivällinen. Matkaa voi helpottaa, jos aika ajoin miettii mihin suuntaan maailma ja työelämä on menossa.
– Pilvimaalari / Mr. Chili Teemu Ahlström