Forms kyselyt Teamsin kokouksissa
Yksi uusi tapa aktivoida kokouksen osallistujia on laittaa heille Formsilla kysymyksiä. Tämä ominaisuus tuli viime vuoden lopulla ja sitä voidaan käyttää ihmisten aktivoinnin lisäksi äänestämiseen, sillä anonyymisti vastaaminen on myös mahdollista.
Ensimmäisenä tarvitset kokouksen, jonka voi luoda niin Teamsin kalenterin kautta tai Outlookista, sillä ei ole väliä. Väliä on sillä, että kokous pitää avata Teamsin kalenterista ja mennä kyseisen kokouksen keskusteluketjuun. Tämän voi siis tehdä heti kokouksen luonnin jälkeen, eli ei tarvitse odottaa, että kokous alkaa ja sitten lähteä määrittämään kysymyksiä!
Formsin lisääminen tapahtuu välilehtipalkilta ja se saadaan lisättyä sinne painamalla + -kuvaketta.
Lisäämisen jälkeen voidaan lähteä luomaan kysymyksiä jo ennakkoon tai vaihtoehtoisesti voidaan se tehdä vasta kokouksen alkaessa. Vahva suositus etukäteen tehdyille kysymyksille, jos se vain on mahdollista.
Lisäämisen jälkeen voi suoraan ikkunasta valita Luo uusi kysely -painikkeen ja lähteä tekemään kysymystä.
Kysymykset ovat vain ja ainoastaan monivalinta- kysymyksiä, mutta meillä on muutamia asetuksia, joita voidaan niissä määrittää. Voidaan lisää useampia vaihtoehtoja tai vaihtoehtoisesti poistaa niitä. Voidaan sallia myös useat vastaukset. Näiden lisäksi alhaalta löytyy valinnat; halutaanko jakaa kokouksen keskustelussa tulokset kyselyn jälkeen ja halutaanko vastaukset anonyymeinä. Näiden lisäksi voidaan myös sallia kysymysten yhteismuokkaaminen.
Tässä kuvassa on luotu kaksi kysymystä, joista toinen kerää vastaajien nimen ja toinen on anonyymi, jolloin myöskään kyselystä saatavasta raportista ei näe kuka on vastannut mitäkin.
Kun Forms on lisätty kyseiselle kokoukselle, niin se löytyy myös omana painikkeena kokouksen sisältä ja kokouksen järjestäjä pystyy sieltä lisäämään kysymyksiä ja hallitsemaan milloin kysely käynnistetään.
Kyselyt voidaan käynnistää Käynnistä -painikkeesta ja alasvetonuolesta löytyy muokkaa kyselyä ja poista kysely -painikkeet.
Kun kysely on käynnistetty, näkyy se osallistujille alla olevan kuvan mukaan. Tämä näkymä on toistaiseksi vain työpöytäsovelluksen kautta osallistujille. Selaimella osallistujat voivat vastata kokouksen keskustelusta eli chätistä.
Kyselyn julkaisemisen jälkeen on järjestäjällä valinta, milloin halutaan se sulkea eli ei ottaa enää uusia vastauksia vastaan ja jos tarve vaatii, niin viedä tuloksia Excel -raporttiin.
Mukavia kokous- ja koulutushetkiä. 😊
– Pilvipoika Tommi Eloharju
One Comment