Sharepoint-intran 10 käskyä

Intra on vielä tänä päivänäkin yrityksille jopa tärkein viestinnän väline omalle porukalle. Viestinnän tehokkuus, mutta ennen kaikkea läpinäkyvyys on jo nyt vaatimus eikä vain vieno toive työntekijöiden näkökulmasta.

Intran ei olisi koskaan pitänyt olla se paikka, jonne pääsee vain firman sisäverkosta. Koitapa nykypäivänä kotitoimistolta tai reissun päältä päästä sellaiseen… Sinne jää ne kaikkien mielestä tärkeät tiedot hyödyntämättä ja sitten ollaan vanhentuneiden tietoja varassa.

Fakta on myös se, että teillä taitaa olla jo ainakin pilvi-Outlook käytössä sähköpostia varten ja vielä jopa kunnon tietoturvallisella kirjautumisella varustettuna ja Teams siinä kyljessä (toivottavasti hyvillä pelisäännöillä Digikuu Blog: Teamsista kaikki hyödyt irti).

On varsin loogista, että samaa turvallista kirjautumista käyttäen, Sharepointista muodostuu varsin mielekäs intra. Vielä ihanan edullisestikin suhteessa (todennäköisesti maksat siitä jo lisenssiesi kanssa eli et tarvitse 3. osapuolen jotain palvelua) ja se nivoutuu yhteen 365-ympäristössä kaiken kanssa. Moderni versio on myös käyttäjien mielestä hyvä käyttää ja IT lisäksi arvostaa muita hyötyjä sen ympärilläkin (ja varsinkin konepellin alla).

Sharepoint-intran kymmenen käskyä

1. Minä olen Sharepoint, sinun työkalusi. Sinulla saa olla muitakin työkaluja.
   • Kuten kaikki palvelut, Sharepoint on työkalu, jota ei oteta käyttöön vain siksi että kaikilla muillakin on. Tunnista tarve, kysy, opettele käyttämään ja selvitä miten se sopii teille.
     
     
2. Älä käytä väärin hubisivustoja.
   • Hubirakenne sopii toiselle muttei välttämättä toiselle. Siitä saa etuja mutta tietämättä syytä niiden käytölle teet asioista vain turhan vaikeita. Katso käsky 6.
     
     
3. Pyhitä aikaa perustan suunnittelulle.
   • Kuten talon rakentamisessa, perusta pitää suunnitella maaperään sopivaksi. Se sanelee miten asiat sijoittuvat paikoilleen ja miten eri paikoissa kävijä osaa suunnistaa.
     
     
4. Kunnioita pelisääntöjä.
   • Yhteisesti sopimalla säännöt, säästyt monelta murheelta, kun kaikki tekevät samalla tavalla. Sääntöjen ei tarvitse olla pilkuntarkkoja, mutta niillä saadaan yhdenmukaisuutta intraan ja sitä on helppo käyttää.
     
     
5. Älä vahingossa poista toisen tekemisiä (versiohistoria kyllä auttaa).
   • Kumoa- sekä Hylkää muutokset -napit yhdessä versiohistorian kanssa pelastavat, jos jotain käy. Ne ovat automaattisesti käytössä. On kuitenkin yksi paikka, jossa versiohistoriaa ei ole…
     
     
     
6. Älä tee sitä liian vaikeaa.
   • Intran tarkoitus on olla kaikkien yhteinen ja siellä pitää saada viestittyä kaikille kuuluvia asioita. Esimerkiksi turhat käyttöoikeusviritykset vain ärsyttävät ja monimutkaiset rakenteet hämäävät käyttäjiä. Teams on esimerkiksi oikein hyvä paikka niille dokkareille, joita kaikkien ei tarvitse nähdä tai jotka ovat vasta jollain projektiporukalla työn alla.
     
     
7. Varasta parhaat sivumalli-ideat kavereilta ja kehu heitä.
   • Pyörää ei tarvitse eikä kannata keksiä joka kerta uudestaan. Tietämällä miten hyviä ideoita kierrätetään, sovelletaan ja käytetään vielä uusilla tavoilla, se on oleellista osaamista.
     
     
8. Älä valitse kuvia tai värejä ennen sisältöä.
   • Kaikki rakastavat värejä ja kuvia tuomaan yrityksen henkeä esiin intrassakin – ne eivät kuitenkaan ole varsinaista sisältöä, vaan toissijaista intran suhteen. Vasta sisällön jälkeen niillä voidaan korostaa asioita. Ymmärrä ensin, miten sisältö asettuu paikoilleen ja vasta sitten muita tehokeinoja käyttöön.
     
     
9. Älä tuo dokumentteja suunnittelematta rakennetta niillekin.
   • Sharepointin tarkoitus on viestiä asiaa eteenpäin ja joskus moderninkin Sharepointin kanssa se tarkoittaa dokumenttien jakamista. Niiden hallinnoimiseksi pitää miettiä muutama perusajatus ensin ja sitten soveltaa niitä oikein – vältät paisuneen tiedostokirjaston epäselvän rakenteen ja viimeisimmän tiedoston metsästämisen. Säästät hermojasi palaamalla käskyyn 3.
     
     
10. Älä tavoittele täydellisyyttä – Sharepoint elää ja uudistuu.
    • Moderni Sharepoint ei ole enää todellakaan staattinen sivusto; se päivittyy koko ajan ja ominaisuuksia tulee lisää, joita voi ottaa käyttöön heti kun tarve ilmenee – käytännössä jokainen versio intrasta on sen hetken paras arvaus. Siinä koko alustan vahvuus, täysin ilman koodia. Jep, ilman koodia.

– Pilvivisu Ari Mäkiö

Hyvää joulunodotusta ja onnellista – varmasti parempaa – uutta vuotta!