Digikuun blogissa tänään:

Villen viisikko! Mitä erityisesti me Digikuussa odotetaan Ignite julkistuksista!

Kirjoittaja:

Microsoft Igniten kevätversio pyörähti maaliskuun alussa. Listalla oli paljon tuotejulkistuksia ja jo julkaistujen ominaisuuksien parempia esittelyjä.

Pyöräytettiin erityisesti isosta kuvasta ja maailman menosta kertova video, jonka löydät täältä.

Päätettiin myös, että katsotaanpa nyt julkaistuja juttuja puhtaasti Digikuun näkökulmasta ja pohditaan sitä, mitä hyötyä niistä on juuri meille (ja sitä kautta myös teille!). Valittiin (tai Ville valitsi, kun ei päästy yhteisymmärrykseen) mitkä ovat meille ne sellaiset TOP5 jutut, joista me koetaan saavamme omassa työskentelyssä hyötyä ja helpotettua tekemistä. Pohdittiin myös julkitulleiden tietojen pohjalta, mitä haasteita tai juttuja niissä pitäisi myös huomioida. Aika sitten näyttää, miten hyvin osa näistä realisoituu.

Presenter mode

Erityisesti Presenter mode on se, jota on odotettu kuin kuuta nousevaa. Me nähdään Digikuussa, että silloin, kun ollaan vetämässä kalvosulkeisia (mitä yritetään toki välttää) on kiva, jos saadaan puhuja näkyviin, eikä osallistujien tarvitse seurata pelkkää esitystä. Presenter mode tekee juuri tämän, sillä sen avulla esittäjä saadaan leikattua irti taustasta ja näytettyä esityksen päällä.

Microsoftin materiaalikin kertoo, että tämän uskotaan (tutkitusti) vähentävän kokousväsymystä, kun kalvojen tuijottelun sijasta osallistuja näkee myös puhujan. Tällä tulee olemaan erittäin suuri vaikutus siihen, miten me tullaan lisäämään meidän koulutusten ja esitysten tehoa entisestään. Ei enää kikkailua OBS Studiolla ja vihreällä taustalla, kaikki löytyy tulevaisuudessa suoraan Teamsin sisältä.

PowerPoint Live

Tästä ominaisuudesta on hyötyä eritoten silloin, jos pitää pystyä vetämään kunnon kalvosulkeisia ja työskentelee esimerkiksi yhdellä näytöllä. Jatkossa näkyviin saa mm. PowerPointin esittäjänäkymää vastaavan näkymän eli esimerkiksi omat muistiinpanot näkyvät rinnalla. Myös ihmisten videot ja kuvat sekä chatin saa näppärästi samaan ruutuun käyttöön. Se on hyödyllinen varsinkin nyt, kun työ muuttaa muotoaan ja esitystä voi jatkossa pitää mistä tahansa. Tässä ominaisuudessa oleellista on kouluttaa sen käyttö, sillä kuten monessa muussakin Teamsin ominaisuudessa, ei pelkkä ”käyttäkää tuosta” riitä. Paremmat tehot saadaan kun varmistetaan, että henkilökunta saa sopivan tiiviissä paketissa perusosaamisen. Koulutus on myös omiaan madaltamaan hyödyntämisen kynnystä!

Webinaarit ja 1000 osallistujan Teams-kokoukset!

Me kun puhutaan paljon erilaisille yleisöille, on vähän kaivattu Live Eventsin sijasta Teams kokouksen mahdollisuuksia myös webinaareihin. Eli käytännössä keinoa lisätä interaktiivisuutta, säilyttäen kuitenkin kaikki kontrolli. Teamsin webinaari toiminnallisuus lupaa juuri tätä. Jatkossa Teamsissa voi normaalin kokouksen ja Live Eventsin lisäksi järjestää myös Webinaarin. Tällaisiin tilaisuuksiin saadaan rekisteröintisivut, joissa saatavilla oleviin kokemuksiin voidaan myös vaikuttaa. Tämän lisäksi käyttöön tulee parempaa analytiikkaa siitä, miten osallistujat ovat osallistuneet ja kauan olleet mukana linjoilla.

Tämä kun yhdistetään siihen, että jatkossa voidaan kokoustaa interaktiivisesti jopa 1000 osallistujan voimin, on käsissä aika monipuolinen kokonaisuus monenlaistenkin tapahtumien järjestämiseen. Tämän lisäksi tulossa on vielä ylivuoto kokouksiin, eli kun 1000 osallistujaa on täynnä pääsevät loput aina 20 000 käyttäjään asti katsomaan Live Eventsistä tuttua stream-muotoista lähetystä tilaisuudesta.

Huoli, joka meillä tässä rekisteröintiin liittyvässä prosessissa on, liittyy tietojen keräämiseen. On mielenkiintoista nähdä, miten Microsoft on ratkaissut tai suosittelee ratkaistavaksi sen, kun käyttäjiltä kerätään rekisteröintitietoja ja pitäisi myös rekisteriselosta olla kunnossa. Aika näyttää miten tämä on näin GDPR aikana huomioitu 😊

Microsoft Lists

Sieltä SharePoint maailmasta kun itse henkilökohtaisesti ponnistan, niin olen ollut kohtuullisen suuri Lists-sovelluksen fani, vaikka kyseessä onkin ollut vain Sharepointin listat uudelleenbrändättynä, parilla uudella tempulla.

Listsin hyödyntämisen suurin ongelma on meillä liittynyt siihen, että Teamsin kautta käytettäessä kokemus on ollut erilainen kuin suoraan Lists-sovelluksesta tai SharePointin kautta. En ole henkilökohtaisesti voinut ymmärtää sitä intoa tehdä eri käyttökokemuksiin eri näkymiä, joista puuttuu oleellisia ominaisuuksia (esim. kommentointi ja kalenterinäkymä).

Tämä asia on nyt onneksi korjaantumassa, sillä Lists sai ison nipun uusia päivityksiä, joista moni korjaa nimenomaan käytettävyyden eroja ja tuo samalla myös uusia helppokäyttöisiä toimintoja, joilla listoihin liittyviä prosesseja voidaan automatisoida. Tämä on meidän mielestä äärettömän hyvä juttu, sillä Digikuussa laiterekisteristä ja rekrytoinneista lähtien kaikki on rakennettu Listsin päälle. Myös meidän päätöksentekoon liittyvät järjestelmät (siltä osin kun niitä on edes olemassa) on rakennettu Listsin päälle.

Listsin hyödyntämisestä on tulossa tulevaisuudessa lisää tarinaa. Kunhan uudet ominaisuudet on hiipineet kyytiin, niin me tullaan opettamaan ihan julkisesti miten esim. rekrytointeja voisi pienessä mittakaavassa pyöritellä kokonaan Listsin avulla. 😊

Microsoft Teams Connect eli jaetut kanavat (Shared Channels)

Tämä oli se ”kani” jonka taikuri esityksessään vetäisi hatusta. Privaattikanavien tullessa saataville reipas vuosi sitten moni toivoi, että ne olisivat olleet juuri tällainen, mitä nyt julkaistu jaetut kanavat tulee olemaan.

Ajatus on, että jatkossa Teamsin tiimeihin voi luoda kanavan, joka on tyypiltään jaettu (Shared). Tähän kanavaan voi sitten kutsua talon sisäisiä käyttäjiä tai talon ulkopuolisia käyttäjiä. Nämä kutsutut käyttäjät eivät kuitenkaan saa pääsyä muuhun tiimiin tai niiden ei tarvitse edes olla varsinaisen tiimin jäseniä. Pääsy tulee vain siihen kanavaan, johon heidät on kutsuttu.

Ulkopuolisille kutsutuille homma menee vielä mielenkiintoisemmaksi, sillä tämä kanava, johon heidät on kutsuttu, tulee näkyviin käyttäjän omaan Teamsiin. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että tenanttien vaihtoa ei enää tämän jälkeen tarvitse samassa mittakaavassa tehdä. Kaikki työskentely yhdessä esimerkiksi kumppaneiden kanssa onnistuu yhdestä ja samasta näkymästä.

Tässä ominaisuudessa mielenkiinto kohdistuu erityisesti tekniseen toteutukseen. Microsoft Teams on tunnetusti ollut vähän heikohko suorituskyvyltään, joten on mielenkiintoista nähdä, miten Microsoft on ratkaissut mahdolliset suorituskykykyyn liittyvät haasteet tässä toteutuksessa. Toivotaan, että samalla saataisiin myös korjauksia muihin suorituskykyyn liittyviin kipupisteisiin.

Toinen asia, jota tämä ominaisuus tulee vaatimaan, on käyttäjien kouluttaminen. Nimittäin yleensä, kun kutsumme vieraan (organisaation) ulkopuoliseen tiimiin, tulee tälle käyttäjälle omaan ympäristöömme Guest-tunnus, jonka tunnistaa sanasta (Guest) käyttäjän nimen perässä. Tälle tunnukselle tätä kanavaa ei saa jakaa, sillä silloin se ei nouse kutsutun käyttäjän omaan tiimiin vaan jakaminen pitää tehdä käyttäjän oman ympäristön identiteetille, jonka tunnistaa sanasta External nimen perässä. Tästä lisää, kunhan ominaisuus jossakin kohtaa tänä vuonna tulee saataville.

Mulla on myös sellainen toive, että moni nyt esitellyistä uudistuksista antaa ihmisille enemmän varmuutta ja halua kytkeä sitä videota päälle. Niiden harmaiden palluroiden tai staattisten kuvien aika on ohi. Jotta me pärjätään tässä hybridityön maailmassa ja saadaan lisättyä yhteenkuuluvuutta, pitää videokuvan hyödyntämisen olla korkealla listalla. Kamera investointina ei ole suuri, kun mietitään sillä saavutettuja hyötyä.

Paljon muutakin tapahtui ja jätin tarkoituksella esim. Microsoft Viva kokonaisuuden tästä pois. Siitä on tulossa tarkempaa infoa hetken päästä, kunhan olemme saaneet kaikki sen palikat käsiimme.

Tulevaisuudessakin kannattaa pitää silmät auki ja korvat höröllä. Paljon on tulossa ja paljon on tapahtumassa. Se, mikä on varmaa, on jatkuva muutos! Microsoftkin sanoi, että maailma ei tule koskaan palautumaan enää sellaiseksi kuin se oli ennen pandemiaa. Hybridityö on tullut jäädäkseen ja se yritysten pitää myös omassa tekemisessään ja kehityksessä huomioida. Tästä mekin Digikuussa olemme täysin samaa mieltä! 😊

Pilvikamu Ville Kankare