Digikuun blogissa tänään:

Viiden vaiheen Sharepoint

Kirjoittaja:

Kuten oppimiseen yleensä, myös modernin Sharepointin avulla intran rakentamiseen liittyy eri vaiheita. 

“En tiedä vielä, etten tiedä mitään, mutta näyttää kiinnostavalta” 

Ensimmäisessä vaiheessa on tutkittu eri vaihtoehtoja ja modernin Sharepointin mahdollisuudet näyttävät olevan juuri passeleita. Lisäksi halutaan jotain parempaa paikkaa jakaa ja säilyttää pysyvämpää tietoa kaikille firman työntekijöille mahdollisimman helposti. Siinä sivussa vielä visuaalisesti nätisti ja tukien firman kulttuuria. Sekään ei haittaa, että kyseessä ei ole erillinen palvelu, vaan ihmisillä on jo mahdollisuus päästä sinne samoilla tunnuksilla. 

“Tiedän, etten tiedä mitään, mutta haluan oppia” 

Tässä vaiheessa ollaan yhteydessä eri henkilöihin, firmoihin, konsultteihin ja ennustajiin, jotta opitaan, mitä sillä oikeasti voi tehdä ja miten. 

Tämä vaihe on yksi haastavimmista, kun tieto lisääntyy ja ensin alkuun tuntuu siltä, ettei tästä saa mitään selvää; epätoivo valtaa alaa, kun mietit voiko tämä toimia meillä. 

Tässä vaiheessa pari tärkeintä kysymystä ovat:

  • tarvitaanko koodia sivujen tekemiseen (vastauksen olisi hyvä olla “ei”) 
  • miten ylläpito, sidotaanko meidät johonkin yhteen toimittajaan hamaan tappiin asti (lue: kk-laskutus) vai mitä prosessissa halutaan tavoittaa toimittajan puolesta. 

“Tiedän miten se tehdään, mutta pitää keskittyä asiaan” 

Nyt saatetaan olla jo siinä tilanteessa, että olette valinneet tekijän (lue: kumppanin) intralle ja oppiminen alkaa toden teolla. Asia vaatii kuitenkin varsinkin aluksi keskittymistä, jotta perusta intralle luodaan mahdollisimman hyvin. 

Et varmasti haluaisi tehdä taloakaan ilman kunnon perustuksia ja riskeerata sitä, että et pääse keittiöön olohuoneesta kulkematta ulkokautta, kun ovi asennettiin kaapiston taakse.

Tässä vaiheessa luodaan kestävä ajatus miten ja miksi intra toimii nyt ja tulevaisuudessa ihan omin voimin – ilman pelkoa jonkin hajoamisesta (lue: käyttämättä ylimääräistä koodia riviäkään)

Tässä vaiheessa opitaan myös mitä voi tehdä, mitä ei ja miten sitä oikeasti ajetaan, jotta kaikesta huolimatta saadaan mitä tarvittiin. Fonttia et saa vaihdettua, mutta muuten lähes kaikki on mahdollista. 

“Voin tehdä uutta helposti, säännöllisesti ja ajatuksella” 

Nyt Sharepoint tuntuu oikeasti hyvältä ja sitä on mukava ajaa – tuottaa sisältöä, jakaa tietoa ja auttaa muita löytämään asioita paremmin ja paremmin. Uudet pilvikehityksen ominaisuudet tulevat käyttöön ja niihin voi helposti tutustua. Sitä kautta löytää ne parhaat ominaisuudet, jotka jäävätkin käyttöön. Testauksen riskittömyys on uusi normaali. 

“Voin helposti kertoa muille, miten se toimii” 

Tämä on intraprojektin tavoite: saatte kaiken tarvittavan tiedon projektin edetessä, miten jatkatte siitä eteenpäin intran kanssa ja sen ympärillä. Meillä tavoitteena on riippumattomuus meistä ja silti samaan aikaan ei tarvitse miettiä, että jää jotain saamatta. Uusia sisällöntuottajia voidaan tuoda mukaan helposti ja vanhat oppivat koko ajan uusia temppuja – se on mahdollista, ihan varmasti. 

Moderni Sharepoint on yksi monipuolisimmista työkaluista, jonka voi ottaa käyttöön monenlaiseen tekemiseen – muihinkin kuin intraan; intra nyt yleensä on vain se ensimmäinen askel monelle siihen tutustumiseen. 🙂 

Pilvivisu Ari Mäkiö