Digikuun blogissa tänään:

Tiedostojen siivouspäivät

Kirjoittaja:

Tämä vuosi on myös ollut poikkeuksellinen IT:n näkökulmasta ja monet yritykset ovat nyt joko siirtymässä tai harkitsemassa siirtymistä täysin pilvipohjaisiin ympäristöihin.

Mitä tämä siis tarkoittaa tiedon osalta käytännössä? Sehän pitäisi saada siirrettyä mukana.

Otetaan esimerkiksi yritys, joka on toiminut alalla, jossa tietotyötä tekevien määrä on suuri. Yrityksessä on muutama sata työntekijää ja jokainen heistä on tallentanut yrityksen erilaisille verkkolevyille tiedostoja noin 20 vuoden ajan. Tiedostoja on siis paljon.

Ensimmäisenä suosittelen tiedostojen siivoamista:

Meillä jokaisella on varmasti tietokoneelle tai henkilökohtaiseen pilveen tallennettuna jotain, millä emme oikeasti tee mitään. Nämä tiedostot olemme tallentaneet ajatuksella “no jos mä joskus tätä tarvitsen”. Ehdotan radikaalisti poistamaan tiedostoja, joille ei ole ollut tarvetta viimeisen pariin vuoteen tai joista tiedetään, ettei niitä tulla enää koskaan tarvitsemaan. Tietenkin meillä on lakisääteisiä säilytysaikoja tietyille tiedostoille, mitä noudattaen siivous suoritetaan.

Toiseksi:

Olemme hyviä lokeroimaan tietoa, eli meidän verkkolevyjemme kansiorakenteet ovat kuin loppumaton metsäpolku, joka haarautuu kivasti joka suuntaan. Tämä suurella todennäköisyydellä ei pelitä suoraan verkossa, koska meillä on eri pelisäännöt. Esimerkiksi SharePointin osalta meillä on pilvessä käytettävissä 400 merkkiä, eli polun ja tiedoston yhteispituus.

C:\Tommi\Tiedostot\Tiedosto1.docx 33 merkkiä

C:\Tommi\Tiedostot\Asiakas1\Sopimustiedostot\Viralliset\Tiedosto1.docx 70 merkkiä

Yllä on pari esimerkkiä siitä, että muutamalla kansiolla saadaan heti merkkejä puolet enemmän. Eli voimme joutua purkamaan verkkolevyiltä tuttuja rakenteita, jotta saadaan rakenne pilveen sopivaksi. Merkkimäärä kasvaisi myös helposti lisää, jos tiedoston nimi olisi vielä pidempi.

Kolmanneksi:

Miettikää yhdessä, voisiko tiedostoja yhdestä kirjastosta jakaa esimerkiksi useampaan eri tiimiin Teamsissa ja tehdä SharePointtiin arkistoja vanhoista tiedostoista, joita tarvitsee säilyttää mutta tuskin käyttää. Näin saisimme korvattua kansiorakennetta tiimeillä ja saisimme tiedosta yhtä toimivaa, kuin se oli ennenkin.

Näiden asioiden kanssa ei myöskään tarvitse olla yksin. Me mielellään sparrataan yhdessä ja autetaan miettimään, mikä olisi paras ratkaisu just teille.

Pilvipoika Tommi Eloharju