Koulutukset

Teams projektikäytössä

Koulutuksen ajankohta: 25.8.2022 klo. 9-11.00

Projektissa kaikki ihan hujan hajan?

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Leena lähettää projektiporukalle sähköpostia. Kimmo vastaa Whatsapissa, Markku toimistolla ja Kia yrittää Teamsissä kysellä, oliko Leena saanut jo vastausta kysymykseensä.

Seuraavana päivänä palaverissa ovat Leena, Markku ja Kia. Kimmolle asti tieto palaverista ei ole kulkenut, sillä Teams kutsut jäivät epähuomiossa lähettämättä – ”Laitoinhan mä siellä Whatsapissakin jo viestin viikko sitten!”

Nyt palaverissa Kia kirjoittaa muistiinpanoja ja lupaa lähettää ne kaikille sähköpostitse palaverin jälkeen.

Kimmo on työstänyt projektia eteenpäin, muttei ole muistanut jakaa uusinta versiota muille, joten palaverissa istuva kolmikko tuhlaa aikaa ja joutuu miettimään muita asioita Kimmon ollessa kadoksissa.

Kuulostaako tutulta?

Toivottavasti ei!

Mutta jos jokin osa tarinasta kolahti, olisiko aika tulla harjoittelemaan Teamsiä projektikäytössä?

Tulkaa te kuuntelemaan ja juttelemaan, kun Teemu opettaa parhaat käytännöt Teamsin hyödyntämiseen projekteissa. Kun siirretään kaikki toiminta Teamsiin, saadaan projektitiimille yhteinen alusta kaikelle kommunikaatiolle ja dokumentoinnille.

Tarpeellinen tieto tavoittaa koko projektitiimin, eikä kukaan voi jäädä kelkasta.

Tämän koulutuksen ainoa kysymys kuuluu – miksi me ei laitettu tätä systeemiä kuntoon aiemmin?

Teams projektikäytössä

Kenelle?​​​​​​​

Projektitiimille projektin kick-offiin

Projektipäälliköille

Hankepäälliköille

Konsulteille

Esihenkilöille

 

Mitä?

Tiimin rakenne tukemaan projektia

Kanavan hallinta

@-maininnoista kaikki irti

Koko projektitiimi samaan paikkaan

Projektin pöytäkirjat

Kokoustaminen tiimin kanavalla

Tiedostojen nostot

Tiedostot ja kansiot lukutilaan

Tiedoston jakaminen ulkopuoliselle

Jakaminen Teamsiin

Tämän koulutuksen jälkeen osaat rakentaa projektitiimillesi yhteisen tilan, josta tulet saamaan harvinaista palautetta, kun kerrankin kaikki on samalla kartalla. Tämäkin koulutus toteutetaan tuttuun tapaan Digikuun 100% tyytyväisyystakuulla.

Mitä jos seuraavassa projektissa kaikki menisi hyvin, porukalla olisi fiilis, että oikea tieto tavoittaa heidät. Silloinkin kun näyttää, että kuilu lähestyy, projektipäällikkö onnistuu luovimaan homman takaisin raiteille.

Teams tuo koko projektitiimille yhteisen alustan kaikelle kommunikaatiolle ja dokumentoinnille.

 

Tiimille luodaan rakenne, mikä tukee sen toimintaa. Projektipäällikkö tiimin omistajana vastaa tästä. Tiimiin kutsutaan kaikki projektin osapuolet, myös sidosryhmäläiset. Tämä helpottaa valtavasti tiedonkulkua.

Ehkä osa projektitiimiläisistä käyttää tiimitilaa mobiilisti. No problem.

Osa viestinnästä on yksisuuntaista ja toivottavasti suurin osa viestinnästä vuorovaikutteista. @-maininnoilla voidaan tehostaa viestin kulkua. Oli kyse sitten yksittäisestä projektityöntekijästä, osajoukosta tai koko projektitiimistä, kaikille löytyy sopiva huomioimistapa.

Projekti tuottaa tyypillisesti paljon digitaalista sisältöä keskusteluiden ja tiedostoiden muodossa.

 

Näiden lisäksi projektikokousten pöytäkirjat kannattaa rakentaa tiimin kanavalle OneNote muistikirjana.

Viikoittaiset projektikokoukset kannattaa järjestää tiimin kanavalla. Näin kaikki keskustelut ja tallenteet tulevat automaattisesti koko projektitiimin käyttöön.

Osa tiedosta on arvokkaampaa kuin joku muu. Projektipäällikkö pystyy kiinnittämään, nostamaan ja rajoittamaan pääsyä.

Vaikka projektitiimi on saatu keskustelemaan tiimissä, joku sivusidosryhmäläinen saattaa vielä epähuomiossa lähestyä projektitiimiä sähköpostitse. Onneksi osaava projektitiimiläinen osaa jakaa tämän tiedon tiimin kanavalla ja keskustelu jatkuu.

Mitäpä jos Intran kautta järjestettäisiin yhteisiä tapahtumia. Ehkä toimitusjohtajan kyselytunti? Ehkä strategian esittely.
​​​​​​​Ja tallenteet tottakai talteen, Intraan.

Miksi lähtisit mukaan?

 

Koska suurin osa metsään menneistä projekteista johtuu tiedonkulun ongelmista. Ja koska porukka on ihan loppu asioiden pyörittelyyn sähköpostitse

Projektitiimin näkökulmasta projektin keskeisiä elementtejä on, että kaikki ovat samalla sivulla ja informoitu ja, että kaikilla on tieto missä relevantti tieto sijaitsee.

Projektipäällikön näkökulmasta KAIKKI sidosryhmäläiset samassa paikassa projektitiimin ja dokumentoinnin kannalta on keskeinen onnistumisen edellytys.​​​​​​​

Projektit kestävät ajallisesti vähintään viikkoja, usein kuukausia ja toivottavasti ei vuosia. Projektin ominaispiirre on, että se alkaa joskus ja PÄÄTTYY joskus. Arjen keskellä kaikki eivät pääse osallistumaan kaikkiin projektin tapaamisiin. Tärkeää on kuitenkin, että jokainen tietää missä tieto päätetyistä asioista pidetään ja, että siihen on koko ajan pääsy.